главная | новое | каталог | учебники

1С: Предприятие. Торговля и склад (Суворов И.С.) » 1C: Предприятие. Торговля и склад Глава 5

1C: Предприятие. Торговля и склад Глава 5

Кассовые операции

Согласно порядка ведения кассовых операций все кассовые операции предприятия необходимо оформлять с помощью документов, предусмотренных данным порядком. Поступление денежных средств в кассу предприятия оформляется с помощью документа Приходный кассовый ордер, а выдача денежных средств – документом Расходный кассовый ордер.

Документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств в кассу предприятия. В зависимости от установленного вида оплаты, с помощью данного документа могут быть сформированы следующие виды поступления наличных денег в кассу: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчетника», «Возврат от поставщика». В случае оформления поступления выручки из кассы при розничной продаже предусмотрены следующие виды оплаты – «Розничная выручка» и Розничная выручка (ЕНВД)». Кроме того, имеется такой вид поступления денег, как «Прочее», что позволяет фиксировать с помощью этого документа поступления денег, не подпадающие под перечисленные выше виды оплаты. В конфигурации предусмотрен учет денег в нескольких кассах предприятия, поэтому при оформлении документа необходимо выбрать кассу, в которую фиксируется поступление наличных денег. В зависимости от состояния взаиморасчетов с покупателем, внесенная сумма может быть, при необходимости, при проведении документа автоматически на отдельные части: – оплата отгруженных ТМЦ (оказанных услуг); – оплата реализованных ТМЦ; – поступление аванса от покупателя. Каждая из этих частей внесенной в кассу суммы отражается в соответствии с правилами бухгалтерского учета. В том случае, если с помощью приходного кассового ордера формируется предоплата, то на основании приходного кассового ордера можно выписать счет-фактуру на полученную предоплату. В этом случае счет-фактура оформляется как счет-фактура на авансовый платеж. На закладке «Печать» пользователь может внести следующую информацию – основание оприходования денежных средств и приложение к ПКО.

По кнопке «Печать» формируется печатная форма ПКО (Унифицированная форма №КО-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. По кнопке «Чек» может быть сформирован чек на фискальном регистраторе.

Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) предназначен для фиксирования выплаты наличных денежных средств. Новый документ вызывается с помощью подпункта «Расходный кассовый ордер» пункта «Касса» главного меню программы «Документы». В зависимости от установленного вида оплаты с помощью данного документа могут быть сформированы следующие виды выплаты наличных денежных средств: «Оплата поставщику», «Выдача суммы в подотчет», «Возврат оплаты покупателю». Кроме того, имеется такой вид выплаты денег – «Прочее», который позволяет зафиксировать с помощью этого документа расход наличных средств из кассы предприятия, не подпадающий под перечисленные выше виды оплаты. В конфигурации предусмотрен учет денежных средств в различных кассах компании, поэтому при оформлении документа необходимо выбрать кассу, из которой будет производиться выплата наличных денег. В конфигурации ведется раздельный учет денежных средств в разрезе фирм в различной валюте. В одной кассе (или в нескольких кассах) могут храниться средства в рублях, долларах США, ЕВРО соответственно по различным фирмам. При заполнении информации в РКО необходимо фиксировать валюту денежных средств и фирму, от имени которой производится расход наличных денежных средств из кассы предприятия. В зависимости от состояния взаиморасчетов с покупателем, внесенная сумма может быть, при необходимости, при проведении документа автоматически разбита на отдельные части: – оплата полученных ТМЦ (услуг); – оплата ТМЦ, принятых на реализацию от комитента; – выплата аванса поставщику. Каждая из этих частей внесенной суммы отражается в соответствии с правилами бухгалтерского учета. На закладке «Печать» вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа – информация о том, кому выданы наличные деньги (поле «Выдать» в печатной форме документа), а также основание выдачи денег из кассы и приложение по документу.

По кнопке «Печать» формируется печатная форма РКО (Унифицированная форма №КО-2), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. По кнопке «Чек» может быть сформирован чек на фискальном регистраторе.

Документ «Перемещение денег (касса)» служит для осуществления операции по перемещению денежных средств между кассами и фирмами предприятия. Документ хранится и редактируется в журнале «Касса». Новый документ вызывается из пункта «Касса» главного меню программы «Документы» через подпункт «Перемещение денег (касса)». Операция перемещения денежных средств производится в том случае, если в кассе, указанной в документе в группе полей «Плательщик», есть достаточное количество наличных средств в указанной в документе валюты для выбранной фирмы. Перемещение денег между фирмами возможно только в том случае, если фирмы, указанные в группах «Плательщик» и «Получатель», имеют одно и то же юридическое лицо, но различные аналитические признаки управленческого учета. Помимо фирмы Плательщика и Получателя в документе необходимо задать их кассы. Перемещение денежных средств можно сформировать в любой валюте.

Следует обратить внимание, что перемещение наличных денег между различными юридическими лицами с помощью этого документа не предусмотрено. Операцию перемещения денег между различными юридическими лицами, согласно порядка ведения кассовых операций, необходимо оформлять с помощью двух документов: «Расходный кассовый ордер», оформленный от лица одной фирмы, и «Приходный кассовый ордер» от лица другой фирмы.

Документ «Чек ККМ» предназначен для оформления массовой продажи товаров населению в розницу. Важно отметить, что «Чек ККМ» может оформляться только с того склада и для той фирмы, которые заданы в настройках пользователя по умолчанию. Получение денег формируется в кассе также заданной в настройках пользователя по умолчанию. Изменение этих параметров в самом документе не предусмотрено. Как и в любом другом розничном документе, отгрузка ТМЦ может быть осуществлена только по фиксированным ценам. Документ может быть оформлен как с оптового, так и с розничного склада. В том случае, если данный документ оформляется с оптового склада, то в качестве фиксированных цен применяются цены, тип которых задан на закладке «Режимы» в настройках параметров учета. Этот же тип цен используется при отгрузке в розницу услуг. В том случае, если данный документ оформляется с розничного склада, то цены фиксируются в момент поступления ТМЦ на розничный склад – в документе «Поступление в розницу» или «Перемещение ТМЦ (в розницу)». Документы «Чек ККМ» могут применяться при массовой торговле в розницу с использованием ККМ в режиме фискального регистратора или в режиме «On Line» (при этом в режиме «On Line» чеки формируются автоматически). Документ «Чек ККМ» может быть оформлен также в том случае, если в конфигурации не подключен ни один кассовый аппарат. В качестве кассы в этом случае может быть выбрана касса, не являющаяся ККМ, а чек может быть распечатан в виде товарного чека. Чеки создаются, хранятся и редактируются в журнале «Чеки ККМ». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Чек ККМ» пункта «Работа с ККМ» главного меню программы «Документы». Подбор товара в документ может производиться с помощью штрих-сканера. В поле «Штрих-код» можно также набрать штрих-код вручную, конфигурация должна найти этот товар и автоматически (если товар найден) заполнит информацию о нем в спецификации документа. При подборе товара в спецификацию документа автоматически устанавливаются те цены, по которым товар передавался на розничный склад, то есть цены, указанные в документе «Перемещение ТМЦ (в розницу)» или цены, указанные в документе «Поступление в розницу» в качестве розничных цен. Документы вида «Чек ККМ» оформляются в конфигурации в течение кассовой смены ККМ. При этом по окончании кассовой смены ККМ специальной регламентной обработкой «Закрытие кассовых смен» (подпункта «Закрытие кассовых смен» пункта «Работа с ККМ» главного меню программы «Документы»). Все текущие документы «Чек ККМ» удаляются; вместо них формируется и проводится обобщающий документ «Отчет ККМ», который подводит итоги продажи в розничной торговле для конкретной ККМ (указанной в настройках обработки). Для ускорения работы документ «Чек ККМ» при проведении учитывает только изменение остатков товара на складе, а списание партий товаров не выполняется, т. к. это наиболее долгая по времени процедура и для сокращения времени проведения чека она не выполняется. Партионный учет товаров производится уже при проведении сводного документа «Отчет ККМ».

Обработка «Закрытие кассовых смен». По окончании кассовой смены ККМ специальной регламентной обработкой «Закрытие Кассовых Смен» все текущие документы «Чек ККМ» удаляются, а вместо них формируется обобщающий документ кассовой смены «Отчет ККМ», собирающий вместе все продажи в розничной торговле с конкретной ККМ за смену. При проведении документа «Отчет ККМ» он формирует обобщенные проводки по всем регистрам, в том числе и по партиям товаров и по взаиморасчетам с контрагентами. Документы одновременно фиксируют и факт отгрузки и факт оплаты. При работе с ККМ в режиме Off-Line использование документа «Чек ККМ» не предполагается. Просто в конце кассовой смены обработкой «Закрытие Кассовых Смен» сразу формируется «Отчет Кассовой Смены».

Реализованная в конфигурации обработка «Загрузка ККМ („Off-Line“) торгового зала» является специальной регламентной обработкой, с помощью которой перед началом кассовой смены загружаются данные о продаваемых товарах из базы данных «1С: Предприятия» в ККМ, работающие в режиме «Off-Line» и подключенные к данному рабочему месту. Эту обработку можно запустить только с того рабочего места, на котором есть доступ и настроено подключение ККМ в режиме «Off-Line». Для этого нужно выбрать в главном меню программы «Документы» пункт «Работа с ККМ», подпункт «Загрузка ККМ („Off-Line“)».

Операции по расчетному счету

Документ «Платежное поручение» служит для оформления и формирования печатной формы платежных поручений. Данные документы создаются, хранятся и редактируются в специальном журнале «Платежные документы». Новый документ можно также вызвать в главном меню программы «Документы» через подпункт «Платежное поручение» пункта «Банк». При создании нового документа фирма, от имени которой оформляется платежное поручение, устанавливается в соответствии с настройками по умолчанию для пользователя. Расчетный счет из справочника «Банковские счета» устанавливается в соответствии с выбранным основным расчетным счетом для фирмы (закладка «Банковский счет» в форме фирмы). По кнопке <О> открывается информация о выбранном расчетном счете, которую можно отредактировать, не выходя из документа. По кнопке <…> справочник «Банковские счета» открывается для указанной фирмы в режиме выбора, и можно выбрать другой ее расчетный счет. Информация о плательщике, получателе и назначении платежа автоматически заполняется в соответствии с установленными в документе реквизитами. Эта информация представлена в виде текста, который можно в любой момент откорректировать. Редактирование информации производится на закладке «Печать». Для удобства заполнения можно воспользоваться специальной обработкой, вызываемой по кнопке <Заполнить>. В специальном окне представлен список реквизитов плательщика (получателя), которые можно выделить или отменить. С помощью управляющих клавиш (вверх, вниз) можно изменить порядок представления реквизитов, а также можно удалить описание реквизита из текста. С помощью кнопки <Авто> можно восстановить тот порядок реквизитов, который установлен в конфигурации по умолчанию. Если нажать на кнопку <ОК>, то данный текст будет доступен для редактирования на закладке «Печать».

При выборе флага «Перечисление налога, сбора или иного платежа» на закладке «Основной» в документе становится доступной закладка «Перечисление налога», на которой можно задать параметры платежного поручения на перечисление налогов и страховых взносов. Все эти параметры можно задать либо в соответствующих полях (Статус составителя, Основание, Номер документа, Тип Платежа, Код бюджетной классификации, Код ОКАТО, Период и Дата) на данной закладке либо в открывающейся форме по кнопке <Перечисление налога>.

Обработка «Банковская выписка» служит для удобства заполнения информации о движении денег по расчетному счету в конфигурации «Торговля+Склад». Эта обработка вызывается из подпункта «Банковская выписка» пункта «Банк» главного меню программы «Документы». Дата формирования банковской выписки по умолчанию устанавливается равной текущей дате. Если за выбранную дату были оформлены документы «Строка выписки (приход)» или «Строка выписки (расход), то они отобразятся в списке документов. Изменив дату формирования банковской выписки, можно рассмотреть какая выписка из банка была неделю или месяц назад. Кнопки стрелка вправо и стрелка влево предназначены для того, чтобы быстро изменять дату банковской выписки – на день раньше или на день позже. В нижней строке обработки приводятся данные о состоянии расчетного счета на дату оформления банковской выписки (На начало), а также итоговые данные после занесения информации в банковскую выписку (Поступило, Списано, На конец). Для удобства заполнения банковской выписки предусмотрены дополнительные кнопки <Подбор по плат. документам> и <Поступление по документу>, <Скопировать строку>.

Информация о поступлении денег на расчетный счет заносится с помощью документа «Строка выписки банка (приход). Новый документ может быть оформлен из подпункта „Строка выписки (приход)“ пункта „Банк“ главного меню программы „Документы“. Новый документ может быть также сформирован с помощью кнопки <Приход> в обработке „Банковская выписка“. В том случае, если новый документ оформляется из банковской выписки, в него автоматически заносятся параметры, определенные в банковской выписке – фирма и расчетный счет. Валюта документа автоматически заполняется валютой выбранного расчетного счета. Следует обратить внимание на то, что в конфигурации не ведется учет экспортных операций. Поступления безналичных денежных средств на валютные счета фирмы будут оформлены в конфигурации, как поступление авансового платежа в валюте. В документе должен быть определен вид оплаты. Возможны следующие варианты оплаты: „Поступление от покупателя“, „Возврат от поставщика“ и „Прочее“. Если в выписке из банка указывается конкретный документ, по которому произведен платеж, то его можно указать в данном документе, как документ-основание (кнопка <Основание> в документе). При этом открывается диалог выбора вида документа – основания (Возврат поставщику, Заявка покупателю, Отчет комиссионера, Реализация, Строка выписки банка (расход)). После выбора конкретного документа из открывшегося списка документов реквизиты документа „Строка выписки банка (приход)“ будут заполнены соответствующими из документа основания, пользователю будет задан вопрос „Заполнить сумму по документу основанию? (перед заполнением сумма будет обнулена)“. Ответив на заданный вопрос положительно, сумма документа основания перейдет в выписку. По кнопке <X> справа от кнопки <Основание> можно очистить документ основание строки выписки. В том случае, если в качестве вида оплаты выбрано „Прочее“, изменяется форма документа, в ней появляется дополнительно поле „Счет“ (из Справочника „План счетов“) и значения соответствующих субконто. Данные поля заполняются пользователем в соответствии с тем, на какие бухгалтерские счета следует отнести получение безналичных денежных средств. Эти поля не являются обязательными, однако если они не заполнены, то по документу с видом оплаты „прочее“ бухгалтерские проводки не будут сформированы. В случае, когда формируется получение предоплаты от покупателя, на основании созданного документа „Строка выписки (приход)“ можно оформить документ „Счет-фактура выданный“.

Информация о списании денег с расчетного счета заносится с помощью документа «Строка выписки банка (расход). Новый документ может быть оформлен из подпункта „Строка выписки (расход)“ пункта „Банк“ главного меню программы „Документы“. Новый документ может быть также оформлен с помощью кнопки <Расход> в обработке „Банковская выписка“. Новый документ открывается при нажатии на кнопку <Расход> в банковской выписке, при этом параметры фирма и банковский счет должны быть заполнены. В том случае, если новый документ оформляется из банковской выписки, в него автоматически заносятся параметры, определенные в банковской выписке – фирма, расчетный счет. Валюта документа автоматически заполняется валютой выбранного расчетного счета. В конфигурации „Торговля+Склад“ предусмотрен учет взаиморасчетов с иностранными поставщиками. Задолженность перед иностранным поставщиком возникает при оформлении документа „Поступление ТМЦ (импорт)“ по конкретному договору с иностранным поставщиком. Погашение задолженности перед иностранным поставщиком производится при перечислении денежных средств с валютного расчетного счета. Для этого необходимо оформить документ „Строка выписки банка (расход)“, указав в нем валютный расчетный счет предприятия. Во всех остальных случаях перечисление денег с валютного расчетного счета фиксируется в конфигурации как перечисление поставщику авансового платежа в валюте. В документе должен быть зафиксирован вид оплаты. Возможны следующие варианты оплаты: „Оплата поставщику“, „Возврат покупателю“, „Прочее“. Если в выписке из банка указывается конкретный документ, по которому произведен платеж, то его можно указать в данном документе, как документ-основание (кнопка <Основание> в документе). При этом открывается диалог выбора вида документа – основания (Возврат от покупателя, Заказ поставщику, Отчет комитенту, Платежное поручение, Поступление ТМЦ, Поступление (доп. расходы по ТМЦ), Поступление (услуги и пр.), Строка выписки банка (приход)). После выбора конкретного документа из открывшегося списка документов реквизиты документа „Строка выписки банка (приход)“ будут заполнены соответствующими из документа основания, пользователю будет задан вопрос „Заполнить сумму по документу основанию? (перед заполнением сумма будет обнулена)“. Ответив на заданный вопрос положительно, сумма документа основания перейдет в выписку. По кнопке <X> справа от кнопки <Основание> можно очистить документ основание строки выписки. В том случае, если в качестве вида оплаты выбрано „Прочее“, изменяется форма документа, в ней появляется дополнительно поле „Счет“ (из справочника „План счетов“) и значения соответствующих субконто. Данные поля заполняются пользователем в соответствии с тем, на какие бухгалтерские счета следует отнести списание безналичных денежных средств. Эти поля не являются обязательными, однако если они не заполнены, то по документу с видом оплаты „прочее“ бухгалтерские проводки формироваться не будут.

Документ «Перемещение денег (банк)» предназначен для осуществления операций по перемещению денежных средств, находящихся на одном расчетном счете между различными фирмами. Документ хранится и редактируется в журнале «Банк». Новый документ вызывается из подпункта «Перемещение денег (банк)» пункта «Банк» главного меню программы «Документы». Операция перемещения денег производится в том случае, если на расчетном счете указанной в документе в группе полей «Плательщик» фирмы есть достаточное для перемещения из реквизита «Сумма» количество денежных средств. Валюта в документе устанавливается в соответствии с валютой выбранного расчетного счета. Перемещение денежных средств между фирмами возможно только в том случае, если фирмы, указанные в группах «Плательщик» и «Получатель», имеют одно и то же юридическое лицо, но различные аналитические признаки управленческого учета. Следует обратить внимание, что перемещение безналичных денежных средств между различными юридическими лицами и перемещение денег с одного расчетного счета на другой с помощью этого документа не предусмотрено. Операцию перемещения денежных средств между различными юридическими лицами и различными расчетными счетами необходимо оформлять с помощью двух документов: «Строка выписки (расход)», оформленный от лица одной фирмы с одного расчетного счета, и «Строка выписки (приход) от лица другой фирмы на другой расчетный счет.

Поступление товаров

В конфигурации «1С: Предприятие Торговля+Склад» реализована возможность оформления помимо обычного поступления товарно-материальных ценностей («Поступление ТМЦ», «Поступление ТМЦ (импорт)», «Поступление ТМЦ (розница)»), но и оформления предварительных договоренностей во взаимоотношениях с поставщиками («Заказ поставщику»), а также оформления операций с поставщиками (комитентами) в рамках договоров комиссии («Поступление ТМЦ (комиссия)», «Отчет комитенту», «Возврат поставщику (комиссия)»).

Документ «Заказ поставщику» предназначен для оформления предварительной договоренности о приобретении у поставщика товарно-материальных ценностей и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение ТМЦ. Товарно-материальные ценности, по которым оформлен заказ на поставку, учитывается, как ожидаемый ТМЦ.

Новый заказ вызывается с помощью подпункта «Заказ поставщику» пункта «Поставщики» главного меню программы «Документы». В конфигурации предусмотрена возможность автоматического распределения ТМЦ, полученных от поставщика, по ранее оформленным заявкам покупателя. Т. е. если покупатель изъявил желание приобрести у предприятия конкретный товар (оформлен документ «Заявка покупателя»), то заказанный у поставщика (по документу «Заказ поставщику») данный товар будет взаимосвязан с данным покупателем и его заявкой. В конфигурации предусмотрена также возможность корректировки заказа. Корректировка заказа производится с помощью формирующегося на его основании такого же документа – «Заказ поставщику». Для оформления оплаты поставщику, на основании документа «Заказ поставщику» можно выписать документ «Расходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или сформировать безналичную оплату с помощью документа «Платежное поручение» с последующим занесением его в банковскую выписку.

Получение товарно-материальных ценностей по выписанному заказу поставщику можно оформить с помощью документа «Поступление ТМЦ (купля-продажа)» или «Поступление ТМЦ (импорт)». Конфигурация «Торгволя+Склад» предусматривает оформление заказа ТМЦ у комитента, тогда на основании документа «Заказ поставщику», выписанного для комитента, оформляется документ «Поступление ТМЦ (комиссия)». Графа «По заявке покупателя» заполняется информацией о той заявке покупателя, для которой будет зарезервирована ТМЦ, которая поступит по оформляемому заказу. С помощью кнопки <Заполнить> можно произвести автоматическое заполнение спецификации документа. Автоматическое заполнение заказа поставщику производится на основе анализа документов «Заявка на поставку», отгрузка по которым запланирована (поле «Отгрузка с» в документе «Заявка») после предполагаемого поступления по оформляемому заказу (поле «Поставка до» в документе «Заказ»). Количество ТМЦ в заказе поставщику заполняется исходя из того, сколько ТМЦ осталось отгрузить по заявкам, за вычетом зарезервированного и уже заказанного количества по заявкам.

Автоматическое заполнение спецификации документа может производиться по следующим вариантам, которые выбираются из выпадающего списка:

  • «Сводно по всем заявкам» – спецификация документа будет заполнена теми ТМЦ, которые необходимо заказать согласно приведенному выше алгоритму. При этом суммируются все одинаковые позиции ТМЦ, поле «По заявкам покупателей» не заполняется.
  • «Детально по всем заявкам» – заполняется аналогично предыдущему варианту, однако при этом одинаковые товары не суммируются, и автоматически заполняется поле «По заявкам покупателей».
  • «Сводно по выбранным заявкам» – при выборе данного пункта меню открывается форма с обработкой подбора документов, с помощью которой можно отобрать заявки по значениям реквизитов. В открываемой форме предусмотрены три закладки – «Выбор документов», «Отбор по значениям реквизитов», «Общие свойства». На закладке «Отбор по значениям реквизитов» пользователь может выбрать из списка реквизитов отбираемых документов необходимые ему (установив на нужных флаг выбора) и задать конкретное значение выбранных реквизитов. При этом существует возможность задать несколько значений для выбранных реквизитов и задать условие отбора («Одно из списка» или «Все кроме выбранных»). На закладке «Общие свойства» пользователь может определить условия подбора документов – «Включать помеченные на удаление» (Все, Непомеченные на удаление, Помеченные на удаление), «Включать проведенные» (Все, Проведенные, Не проведенные) и задать опции отбора документов – «Очищать таблицу выбранных объектов перед отбором», «Ограничить список условий», «Включить в выборку группы справочника». Отбор заявок в предварительный список производится кнопкой <Найти документы>. В списке отобранных заявок можно отметить заявки, по которым необходимо заполнить заказ. На закладке «Выбор документов» можно задать те реквизиты подбираемых документов, которые будут составлять столбцы в таблице выборки заявок по кнопке <Выбрать показываемые реквизиты>.

    Перенос ТМЦ по заявкам в документ «Заказ поставщику» производится по кнопке <ОК>. При заполнении спецификации документа одинаковые товары суммируются, поле «По заявкам покупателей» не заполняется.

  • «Детально по выбранным заявкам» – заполняется аналогично предыдущему варианту. При заполнении спецификации документа одинаковые товары не суммируются и заполняется поле «По заявкам покупателей».
  • «По данным отчета „Заявки покупателей“„– при выборе данного пункта меню открывается отчет „Заявки покупателей“. В отчете можно установить соответствующие фильтры и отобрать нужные позиции ТМЦ. Перенос данных в документ «Заказ поставщику“ осуществляется по кнопке <Перенести в документ>. Заказ формируется сводно без детализации по заявкам покупателей.
  • «По данным отчета „Планирование закупок“„– при выборе данного пункта меню открывается отчет „Планирование закупок“. В отчете можно установить соответствующие фильтры и отобрать нужные позиции ТМЦ. Перенос данных в документ „Заказ поставщику“ осуществляется по кнопке <Перенести в документ>. Заказ заполняется согласно данным, представленным в колонке отчета «Необходимый объем закупки“. Заказ формируется сводно без детализации по заявкам покупателей.
  • «По минимальному остатку» – в заказ будут добавлены ТМЦ, свободного количества которых, за вычетом уже заказанных позиций, не хватает до заданного в справочнике «Номенклатура» минимального остатка. Следует отметить, что в том случае, если пользователю разрешено продавать резерв, оформленный по другому договору, автоматическое заполнение спецификации документа «Заказ поставщику» может быть некорректным.

По кнопке <Действия> можно произвести следующие действия:

  • Пункт «Структура подчиненности» открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ.
  • Пункт «Отчет о движениях документа» для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом.
  • Пункт «Обновление цен в справочнике» позволяет для тех позиций, которые указаны в документе, установить в справочнике цен такие же цены, какие указаны в документе и автоматически пересчитать другие цены, согласно заданным наценкам.
  • Пункт «Ввести на основании» позволяет вводить новые документы на основании выбранного.
  • Пункт «Перейти в журнал» открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе. В том случае, если в настройках пользователя установлен флаг «Закрывать документ при переходе в журнал», документ будет автоматически закрыт.
  • Пункт «Отчет о состоянии заказа» позволяет получить отчет о состоянии выполнения заказа на текущую дату.
  • Пункт «Выгрузить (отправить по эл. почте)» позволяет отправить документ в электронном виде.

Документы «Поступление ТМЦ (купля-продажа) (Поступление ТМЦ (комиссия))» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Поставщики». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Поступление ТМЦ (купля-продажа)» или «Поступление ТМЦ (комиссия)» пункта «Поставщики» главного меню программы «Документы». В зависимости от выбранного пункта меню в экранной форме документа (кнопка <Операция>) будет автоматически определен тип оформляемой операции – покупка или прием на комиссию, что в свою очередь будет отражено в текстовой строке с названием документа.

Закупку одной и той же позиции из справочника «Номенклатура» с помощью документа «Поступление ТМЦ (купля-продажа)» можно оформить как покупку различного вида ТМЦ (товара или материала). Не смотря на то, что в списке выбора вида ТМЦ присутствуют еще и продукция и полуфабрикат, для оприходования ТМЦ данного вида необходимо использовать документ «Оприходование ТМЦ». При отгрузке конфигурация «Торговля+Склад» автоматически определит вид отгружаемого ТМЦ в соответствии с документом поставки и корректно сформирует бухгалтерские проводки. Вид ТМЦ выбирается в графе «Вид ТМЦ» на закладке «Табличная часть». При подборе ТМЦ по каталогу можно установить такой режим подбора, при котором графа «Вид ТМЦ» будет устанавливаться в соответствии с тем значением, который выбран в качестве значения по умолчанию в диалоге подбора. Операция приема на комиссию может быть произведена только для товаров.

В конфигурации предусмотрена возможность вести партионный учет ТМЦ в разрезе различных свойств партии ТМЦ. В качестве такого свойства могут быть использованы срок хранения ТМЦ, цвет, размер и т. д. При поступлении ТМЦ необходимо оформлять поступление одной и той же ТМЦ, имеющей разные свойства, несколькими строками в спецификации документа. Графы «ГТД», «Страна», «Свойство» заполняются с помощью диалогового окна формы элемента справочника «Партии ТМЦ». Данное окно вызывается при активизации любого из перечисленных полей двойным щелчком левой кнопки мыши или клавишей <Enter>.

В том случае, если необходимо при поступлении импортных товарно-материальных ценностей отразить информацию о таможенных сборах и пошлинах оформляется документ «Поступление ТМЦ (импорт)». В данном документе, помимо стандартных для такого типа документа закладок, присутствует дополнительная закладка «Таможня, таможенный сбор», на которой заполняется информация о рублевых и валютных таможенных сборах, взимаемых при приобретении этих ТМЦ. В поле «Таможня» – «Контрагент» заполняется наименование таможни, а в полях «Договор» («Рублевый таможенный сбор» и «Валютный таможенный сбор») задаются названия и номера тех договоров с таможней, по которым взимается сумма рублевого и валютного таможенного сбора. Сама сумма записывается вручную в соответствующие поля. Сумма валютного сбора записывается в той валюте, которая определена в валюте соответствующего договора. Ниже приводится ее эквивалент в рублях, пересчитанный по курсу, указанному в документе. Дополнительно можно установить вариант валюты определения суммы пошлины и НДС для бухгалтерского учета («Пошлину уплачивается в валюте» и «НДС уплачивается в валюте»). Номер ГТД и страна происхождения указывается для каждой позиции товара на закладке «Табличная часть». Таможенные пошлины, взимаемые с каждого ТМЦ, указываются в табличной части документа (закладка «Табличная часть»). Цена ТМЦ указывается в валюте документа, таможенная стоимость автоматически пересчитывается в рубли (установленную валюту ведения бухгалтерского учета) по курсу указанному в документе. Величину таможенной стоимости можно изменить вручную. В поле «% пошлины» указывается процент, взимаемой пошлины, сумма пошлины рассчитывается автоматически исходя из заданного процента и величины таможенной стоимости. Сумму пошлины можно задать и вручную, однако при этом ранее указанный процент пошлины остается неизменным. Ручное задание суммы пошлины удобно использовать в том случае, если необходимо округлить эту сумму, оставив при этом неизменным процент взимаемого налогового сбора. Сумма НДС вычисляется автоматически в валюте ведения бухгалтерского учета исходя из величины таможенной стоимости и пошлины. Данный документ оформляется всегда с учетом НДС в сумме документа. Пользователь имеет возможность вручную изменить сумму НДС.

С помощью документа «Отчет комитенту» оформляется факт возникновения задолженности перед комитентом за товары, которые были приняты от него на комиссию и реализованы предприятием. До оформления данного документа в конфигурации «Торговля+Склад» считается, что фирма ничего не должна комитенту, независимо от того продан уже товар данного комитента или нет. Документы «Отчет комитенту» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Поступления». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Отчет комитенту» пункта «Поставщики» главного меню программы «Документы».

В конфигурации «Торговля+склад» предусмотрено несколько способов расчета задолженности перед комитентом. Отчет комитенту может оформляться по всем проданным товарам комитента (переключатель установлен в положение «По всем проданным товарам комитента») или только по выбранным позициям номенклатуры (переключатель установлен в положение «Только по выбранным позициям номенклатуры». В том случае, если необходимо откорректировать список товаров, за продажу которых необходимо отчитываться перед комитентом или изменить цены, рекомендуется устанавливать переключатель в положение «Только по выбранным позициям номенклатуры». Оплата комитенту за реализованные товары может быть произведена, как наличными денежными средствами при помощи документа «Расходный кассовый ордер», так и перечислением денежных средств на его расчетный счет в банке. Перечисление денег на расчетный счет комитента оформляется при помощи документа «Платежное поручение» с его последующим внесением в банковскую выписку («Строка выписки (расход)». Данные документы по расчетам с комитентом могут быть введены на основании документа «Отчет комитенту».

Документ «Счет-фактура полученный» предназначен для регистрации счетов-фактур, полученных от поставщиков предприятия. Документ имеет, как обычно, номер и дату. Кроме того, в него вносится информация о номере и дате полученного счета-фактуры (поля «Входящий №» и «от»). Датой оприходования ТМЦ считается дата документа-основания, внести который можно по кнопке <Основание>. В конфигурации «Торговля+Склад» учет в разрезе номеров ГТД и стран происхождения ведется в рамках партионного учета. Номер ГТД и страна происхождения оформляются в соответствии с документом поставки, выбранном в качестве документа-основания. Если в документе установлен флаг «Автоматически включать в книгу покупок», то записи книги покупок будут сформированы автоматически после проведения регламентного документа «Формирование книги покупок». Если этот флаг не установлен, то для того, чтобы сформировались операции записи книги покупок, необходимо на основании документа «Счет-фактура полученный» ввести документ «Запись книги покупок». Документ «Счет-фактура полученный» может быть введен и без документа-основания для формирования проводок и записей книги покупок по не торговым операциям. Ввод такого документа производится из журнала документов «Полученные счета-фактуры» или из общего журнала. В этом случае в документе появляется дополнительная закладка «Суммы», на которой заполняется спецификация документа (Всего с НДС, % НДС, Сумма НДС, Без НДС, Вид долга/Вид НДС (Долг за товары, Долг за услуги, Долг за работы, Долг за материалы, Долг за ОС, Долг за НМА), Страна происхождения, Номер ГТД). Так как при формировании проводок по данному документу необходимо детализировать полученный НДС по субсчетам бухгалтерского учета, то в документе необходимо вводить раздельные суммы по различным видам долга (видам НДС).

Документ «Запись книги покупок» предназначен для ручного формирования записей в книге покупок. Этот документ вводятся только на основании документов «Счет-фактура полученный», т. е. вручную из пункта главного меню программы данный документ ввести нельзя. Данные документы вводятся на основании только тех счетов-фактур, для которых флаг «Автоматически включать в книгу покупок» не установлен, в противном случае система выдаст предупреждение – «По выбранному счету-фактуре установлен автоматический режим формирования книги покупок» и документ не будет сформирован. Данный документ позволяет корректировать сумму записи в книге покупок. При выборе документа-основания конфигурация «Торговля+Склад» запрашивает сумму записи, которую необходимо внести в книгу покупок. По умолчанию в документе сумма записи заполняется значением той суммы, которая введена в счете-фактуре, выбранном в качестве документа-основания. Однако, пользователь может вручную откорректировать эту сумму. Введенная сумма будет распределена пропорционально по зафиксированным в документе ставкам НДС. В поле «Доп. информация» вводится любая произвольная информация, которая, по мнению пользователя, должна быть отражена в книге покупок. Для удобства заполнения существует возможность выбора из стандартных надписей: «частичная оплата», «авансовый платеж» и т. д.

Документ «Формирование книги покупок» служит для оформления процедуры автоматического формирования записей книги покупок за определенный период. В данном документе задается дата окончания периода формирования (по какое число необходимо автоматически формировать записи книги покупок), дата начала автоматически устанавливается равной дате начала того месяца, за который необходимо сформировать записи книги покупок (дата начала месяца, в который попала дата окончания периода формирования, установленная пользователем). При формировании данного документа учитываются только те счета-фактуры, в которых установлен флаг в поле «Автоматически включать в книгу покупок». Реестр непогашенных счетов-фактур, то есть тех счетов-фактур, по которым по каким-либо причинам в программе не были сформированы записи в книге покупок, можно просмотреть в отчете «Книга покупок». Для этого в настройках отчета необходимо выбрать вид отчета – «Реестр непогашенных счетов-фактур».

Документ «Корректировка долга поставщика» предназначен для ручной корректировки долга поставщика. Данный документ вводится по подпункту «Корректировка долга (поставщик)» пункта «Прочие» главного меню программы «Документы». В поле «Контрагент» заносится информация о «Поставщике» и «Договоре», по которым будет формироваться корректировка. По кнопке <Долг контрагента> пользователь может сформировать и просмотреть подробный отчет о взаиморасчетах с выбранным контрагентом по договору с детализацией по документам (отчет формируется на дату точки актуальности). При этом сумма задолженности полученная после формирования отчета выводится в текстовой строке справа от кнопки <Долг контрагента>. Сумма задолженности поставщика выводится в той валюте, которая установлена в качестве валюты взаиморасчетов в выбранном договоре (данная валюта договора справочно выводится в поле «Валюта договора:»). В поле «Сумма по документу:» автоматически формируется сумма по документу (из поля «Сумма»), представленная в валюте взаиморасчетов по договору. При этом документом предусмотрено как увеличение, так и уменьшение долга поставщика перед фирмой (кнопка «+/-»).

На закладке «Корр. счет» пользователь может задать счет, на который будет отнесена сумма долга (из справочника «План счетов») и аналитика данного счета по субконто выбранного счета. В поле «Проект» можно выбрать проект, к которому будет относиться данный документ.

Складские операции

Документ «Перемещение ТМЦ» служит в системе «1С: Предприятие» для оформления передачи товарно-материальных ценностей между складами. При помощи данного документа можно также осуществлять перемещение ТМЦ между фирмами. Однако, перемещение возможно только между теми фирмами, которые имеют одно и то же юридическое лицо, но различные аналитические признаки управленческого учета. Перемещения между фирмами, имеющими различные юридические лица, следует оформлять с помощью операции «Продажа собственной фирме». Документ может быть введен на основании документа «Поступление ТМЦ». Такой способ ввода удобно применять в том случае, если необходимо все, поступившие по документу «Поступление ТМЦ» на оптовый склад ТМЦ, сразу передать на розничный склад (в розницу). Спецификация этого документа заполняется на закладке «Табличная часть». Перемещение ТМЦ на розничный склад может производиться по любым произвольным ценам, заданным в документе. Тип цен, валюта документа, порядок учета НДС задаются в окне «Параметры документа», вызываемом по кнопке <Цены> на закладке «Табличная часть». При перемещении ТМЦ на розничный склад, цены, зафиксированные в данном документе, будут являться отпускными ценами, по которым будет производиться продажа и учет ТМЦ на розничном складе. Следует принимать во внимание, что при оформлении документов розничной продажи изменить эти цены нельзя. При этом изменение розничных цен производится специальным документом «Переоценка (розница)». По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму документа. При этом в системе «1С: Предприятие» существует несколько вариантов печатной формы. По кнопке стрелка вниз из выпадающего меню можно выбрать эти формы:

  • Печатная форма ТОРГ-13 – формируется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по унифицированной форме № ТОРГ-13, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132;
  • Печатная форма – формируется накладная перемещение;
  • Печать ценников – формируются печатные формы ценников всех номенклатурных позиций из спецификации документа.

Документ «Инвентаризация (по складу)» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых складах и розничных складах предприятия. С помощью кнопки <Операция> изменяется тип производимой операции и название документа «Инвентаризация (по складу)» (инвентаризация на оптовых складах) или «Инвентаризация (по рознице)» (инвентаризация на розничных складах). Документ «Инвентаризация (по складу)» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости или инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на оптовых складах компании, а также выписки актов списания и оприходования излишков ТМЦ на основании данного документа при существовании расхождений между фактическим и документально подтвержденным остатками ТМЦ. Новый документ вызывается из подпункта «Инвентаризация (по складу)» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках ТМЦ на указанном в документе оптовом или розничном складе с помощью кнопки <Заполнить>. По данной кнопке в документе предусмотрен список вариантов для заполнения табличной части: «Заполнить», «Обновить», «Заполнить из отчета», «Заполнить фактическое количество по учетному». При этом в случае выбора последнего варианта заполнения колонка «Кол. (факт)» заполняется аналогично колонке «Кол. (учет)». Фактическое количество ТМЦ может редактироваться пользователем вручную.

В зависимости от положения переключателя «Вид инвентаризации» на закладке «Шапка» остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в целом (по всем фирмам). Необходимо отметить, что проведение данного документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание ТМЦ» и «Оприходование ТМЦ». Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации ТМЦ, таким образом в спецификацию документа «Оприходование ТМЦ» будет занесен излишек ТМЦ, выявленный в результате инвентаризации, а в спецификацию документа «Списание ТМЦ» будут занесены те ТМЦ, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество ТМЦ на складе установится равным реальному количеству ТМЦ, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Документ «Инвентаризация (по рознице)» предназначен для фиксирования остатков ТМЦ на розничных складах в отпускных ценах. Новый документ вызывается из подпункта «Инвентаризация (розница)» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». С помощью кнопки <Заполнить> спецификацию документа можно заполнить остатками на розничном складе. Причем при нажатии данной кнопки пользователю представлятеся список вариантов заполнения табличной формы документа аналогичный такому же в документе «Инвентаризация (по складу)». Учет ТМЦ ведется по отпускным ценам. Если ТМЦ передавалась на розничный склад по разным ценам, то в документе будут зафиксированы две строки с одинаковой ТМЦ, но с разными ценами. При автоматическом заполнении в графе «Кол. (учет)» фиксируется количество товара, рассчитанное по документам, занесенным в информационную базу. В зависимости от положения переключателя «Вид инвентаризации» на закладке «Шапка» остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в целом (по всем фирмам). После проведения инвентаризации на розничном складе в графу «Кол. (факт)» заносятся остатки ТМЦ после розничной продажи. Разница между этими двумя величинами и будет являться количеством проданного ТМЦ. Эта информация будет рассчитана и зафиксирована в документе в графе «Откл.». На основании документа «Инвентаризация (розница)» можно ввести документ «Реализация (розница)» или «Отчет ККМ». В спецификацию этих документов автоматически заносится информация о реализованных на данном складе ТМЦ (информация из графы «Откл»). При проведении документа «Отчет ККМ» будет сразу зафиксирована отгрузка ТМЦ и поступление денег в кассу, при проведении документа «Реализация (розница)» будет зафиксирована только отгрузка ТМЦ с розничного склада. Документ «Реализация (розница)» удобно оформлять в том случае, если, например, выручка из магазина поступает ежедневно и фиксируется в информационной базе с помощью соответствующих платежных документов, а информация о продажах (или результатах проведенной инвентаризации) поступает в офис только раз в несколько дней.

Документ «Оприходование ТМЦ» служит в программе для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации с помощью документа «Инвентаризация (по складу)» или как свободный документ в случае произвольного поступления ТМЦ. Документы «Оприходование ТМЦ» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал складских документов». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Оприходование ТМЦ» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». В случае произвольного оприходования, для правильного отражения операции в бухгалтерском учете можно заполнить информацию в группе полей, объединенных названием «Бухгалтерская операция», в которых заполняется счет из справочника «План счетов» и его аналитика по субконто. Заполнение этих полей не является обязательным. Однако следует принимать во внимание что, если эти поля не заполнены, то бухгалтерские проводки по данному документу формироваться не будут. Спецификация документа на закладке «Табличная часть» заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. В случае оформления документа на основании документа «Инвентаризация (по складу)» спецификация документа заполняется в соответствии с данными, указанными в данном документе (количество по колонке «Отклонение»). Цены в этом случае устанавливаются в соответствии с ценами, указанными в инвентаризации. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам, Тип цены задается в отдельном окне «Параметры документа», вызываемом по кнопке <Цены>. При этом цены могут быть откорректированы вручную. Следует отметить тот факт, что с помощью этого документа фиксируется поступление на склад готовой продукции, в поле «Вид ТМЦ» в этом случае выбирается вид «продукция».

Документ «Списание ТМЦ» предназначен для оформления списания товарно- материальных ценностей. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации (документ «Инвентаризация (по складу)») или как свободный документ в случае произвольного списания ТМЦ. Документы «Списание ТМЦ» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал складских документов». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Списание ТМЦ» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». В группе полей «Бухгалтерская операция» на закладке «Шапка» заполняются данные о счетах и субконто, на которые необходимо отнести данную хозяйственную операцию. Заполнение полей производится с помощью справочника «План счетов». Эти поля не являются обязательными для заполнения, однако в случае, если они останутся пустыми, бухгалтерские проводки по документу при его проведении сформированы не будут. Важно отметить, что при выгрузке проводок производится анализ указанного в документе бухгалтерского счета. В зависимости от указанного бухгалтерского счета позиции документа могут быть выгружены в бухгалтерию как товар, материал или продукция, независимо от того, как произошло распределение ТМЦ по партиям. Следовательно, поэтому списание ТМЦ различных видов рекомендуется оформлять разными документами списания. Спецификация документа на закладке «Табличная часть» заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. В том случае, если пользователь оформляет списание ТМЦ с розничного склада, в спецификацию документа добавляются графы Цена и Сумма, в которых заполняется информация о ценах, по которым ТМЦ учитываются на розничном складе. В соответствии с этими ценами и будет производиться списание ТМЦ с розничного склада. В том случае, если документ оформляется на основании документа «Инвентаризация (по складу)», его спецификация автоматически заполняется в соответствии с данными, указанными в инвентаризации (количество по колонке «Отклонение»). При оформлении данного документа происходит автоматическое списание партий ТМЦ в соответствии с установленным в форме фирмы методом расчета себестоимости. В этом документе имеется также возможность указать конкретную партию, из которой будет производиться списание ТМЦ (графа «Партия» в спецификации документа), при этом данная графа может остаться незаполненной и иметь значение «автоподбор». По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму документа. При этом в системе «1С: Предприятие» существует несколько вариантов печатной формы. По кнопке стрелка вниз из выпадающего меню можно выбрать эти формы:

  • «Печатная форма ТОРГ-16» – формируется акт о списании товаров по унифицированной форме № ТОРГ-16, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132;
  • «Печатная форма М-11» – формируется требование-накладная по типовой межотраслевой форме № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а;
  • «Печатная форма» – формируется обычная печатная форма акта списания.

Документ «Переоценка (розница)» предназначен для переоценки остатков ТМЦ на розничном складе. Документы «Переоценка (розница)» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал складских документов». Новый документ вызывается также из подпункта «Переоценка (розница)» пункта «Склад» главного меню программы «Документы». Остатки переоцениваются на розничном складе для выбранной в документе фирмы. После выбора фирмы и розничного склада в документе производится автоматическое заполнение спецификации в закладке «Табличная часть». Спецификация документа заполняется остатками ТМЦ, находящимися на данном складе и относящимися к фирме, выбранной в документе. В любой момент времени можно произвести автоматическое заполнение спецификации документа по кнопке <Заполнить> двумя возможными вариантами – «Всеми остатками на складе», «Только товарами с учетной ценой, отличной от розничной цены в справочнике». Если на розничном складе существуют остатки одних и тех же товарно-материальных ценностей по разным ценам, то в документе будет присутствовать несколько строк с одними и теми же ТМЦ, но с разными ценами. В конфигурации «Торговля+Склад» возможно переоценить не весь остаток конкретной позиции, а только его часть. В этом случае в документе необходимо указать количество ТМЦ, которое необходимо переоценить, и зафиксировать новую цену.

Документ «Комплектация ТМЦ» служит в программе для оформления операции сборки комплекта из комплектующих. Документы этого вида создаются, хранятся и редактируются в специальном журнале «Журнал документов комплектации». Новый документ можно также вызвать из подпункта «Комплектация ТМЦ» пункта «Комплекты» главного меню программы «Документы». Процедура комплектации состоит из двух этапов, которые оформляются в одном документе, а именно списание комплектующих и поступление (оприходование) готового комплекта на склад. Списание комплектующих производится со склада – отправителя, который указан в документе как «Склад» в группе элементов «Организация». При этом в колонке «Партия» на закладке «Табличная часть» пользователь может вручную задать партию ТМЦ, по которой будут производится списание данного товара либо установить значение данной колонки «Автоподбор». Поступление готового комплекта производится на склад, который указан в документе в графе «Получатель». Количество комплектующих устанавливается в соответствии с заданным количеством для каждого комплектующего в подчиненном справочнике «Состав комплекта» и количеством собираемых комплектов. В списке можно произвольно менять количество и добавлять новые комплектующие, независимо от того, какие комплектующие указаны в составе комплекта в справочнике «Номенклатура». При оприходовании комплектующих можно выбрать вид ТМЦ (товар, материал, продукция), в качестве которого комплектующие будут оприходованы на склад. Цена, по которой комплектующие поступят на склад, автоматически рассчитывается на основании той цены, по которой списывается комплект, и заданного коэффициента цены.

Документ «Разукомплектация ТМЦ» производит операции обратные тем, которые делает документ «Комплектация ТМЦ». При этом списание комплекта происходит со склада, указанного в графе «Склад», а поступление (оприходование) комплектующих производится на склад, указанных в графе «Получатель». Документы этого вида создаются, хранятся и редактируются в специальном журнале «Журнал документов комплектации». Новый документ можно также вызвать из подпункта «Разукомплектация ТМЦ» пункта «Комплекты» главного меню программы «Документы».

Продажа товаров

Быстрая продажа.

Данный документ имеет два режима запуска «Быстрая продажа» и «Продажа собственной фирме».

Режим «Быстрая продажа» служит в системе для оформления быстрой операции продажи товара оптом за наличный расчет. Вызывается из пункта «Быстрая продажа» главного меню программы «Документы».

Процедура оформления операции «Быстрая продажа» следующая:

1. На закладке «Настройка» пользователем выбираются те документы, которые необходимо сформировать и распечатать – «Заявку», «Реализацию», «Приходный кассовый ордер», «Счет-фактуру». При установке флага на тот или иной документ быстрой продажи становится доступным для редактирования графа, на которой задается количество печатных экземпляров и режим печати: с предварительным просмотром или без предварительного просмотра. С помощью стрелок вправо и влево можно увеличить или уменьшить соответственно количество экземпляров, которые необходимо будет выводить на печать для данной позиции документа. Введенные настройки запоминаются и будут установлены по умолчанию при следующем вводе документа «Быстрая продажа».

2. На закладке «Шапка» вводится информация о поставщике и покупателе их договорах. После заполнения информации по покупателю в документе устанавливается тот тип цен, который задан для него в основном договоре. Так же валюта договора будет определяться валютой взаиморасчетов по договору, указанному для покупателя.

3. Закладка «Табличная часть» документа может быть заполнена путем подбора. Подбор товаров в спецификацию документа осуществляется с помощью кнопки <Подбор>. При этом значение реквизита «Фирма» должно быть заполненным.

4. Параметры документа, такие как Валюта, Курс, Кратность, порядок определения НДС, Тип цен, Скидка, могут быть заданы пользователем по кнопке «Цены» на закладке «Табличная часть».

5. После заполнения спецификации документа необходимо нажать кнопку <Быстрая продажа>.

Конфигурация автоматически сформирует и распечатает весь список указанных в настройках документов. Если в настройках установлен флаг «Заявка», то при оформлении быстрой продажи формируется документ «Заявка на склад», который резервирует ТМЦ на конкретном складе, указанном в обработке «Быстрая продажа».

Режим «Продажа собственной фирме» служит в программе для быстрого оформления необходимых документов при перемещении ТМЦ и денежных средств между фирмами, имеющими разные юридические лица. При проведении данной операции оформляются документы продажи от имени одной фирмы и документы покупки на другую фирму. Для оформления данной операции следует предварительно в справочнике «Контрагенты» создать две новые записи, соответствующие каждой из участвующих в операции передачи ТМЦ и денежных средств фирм. В качестве вида контрагента установить значение «Собственное юридическое лицо», а в качестве юридического лица контрагента – нужные записи из справочника «Собственные юридические лица». Оформление данной операции производится из пункта «Продажа собственной фирме» главного меню программы «Документы». На закладке «Шапка» в группе полей «Поставщик» необходимо указать фирму и контрагента, от имени которой будет производиться продажа. В группе полей «Покупатель» необходимо указать ту фирму и контрагента, от имени которых будет производиться покупка. Для удобства проведения дальнейшего анализа все документы можно отнести к одному проекту (например, к проекту «Перемещение между фирмами»). На закладке «Настройка» определяются те документы (Кассовые ордера, Счет-фактуру (выд.), Счет-фактуру (получ.)), которые будут сформированы после выполнения операции «Продажа собственной фирме». При установке флага на тот или иной документ продажи собственной фирмы становится доступным для редактирования графа, на которой задается количество печатных экземпляров и режим печати: с предварительным просмотром или без предварительного просмотра. С помощью стрелок вправо и влево можно увеличить или уменьшить соответственно количество экземпляров, которые необходимо будет выводить на печать для данной позиции документа.

Документы «Реализация (купля-продажа» и «Поступление ТМЦ» формируются в обязательном порядке при проведении данной операции. В настройках указывается только количество печатных копий, которые необходимо вывести и распечатать на принтере. Дополнительно на закладке «Настройки» можно задать формирование документов «Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер», установив флаг «Кассовые ордера». Кроме того, можно сформировать и распечатать документы «Счет-фактура выданный» и «Счет-фактура полученный». На закладке «Табличная часть» указываются те ТМЦ, которые необходимо переместить из одной фирмы в другую. Создание, проведение и при необходимости печать документов осуществляется при нажатии на кнопку <Выполнить>. Сформированные документы можно посмотреть и отредактировать в общем журнале документов.

«Пакетный ввод документов» – специальный режим оформления документов, позволяющий в удобной для пользователя форме создавать однотипные документы для разных контрагентов.

С помощью пакетного ввода можно создавать как документы для поставщиков, так и документы для покупателей. Для поставщиков предприятия с помощью пакетного ввода документов могут быть созданы следующие виды документов: «Заказ поставщику», «Поступление ТМЦ (купля-продажа)» и «Поступление ТМЦ (комиссия)». Для покупателей предприятия с помощью пакетного ввода документов могут быть созданы следующие виды документов: «Неподтвержденная заявка», «Заявка на склад», «Заявка на поставку», «Реализация (купля-продажа)» и «Реализация (комиссия)».

С помощью специальной таблицы, расположенной на закладке «Табличная часть», количество ТМЦ распределяется по контрагентам. В зависимости от вида документов (документы для поставщика или документы для покупателя) контролируется и распределяется нехватка ТМЦ или остаток ТМЦ. Окно подготовки пакетного ввода документов открывается при выборе пункта «Пакетный ввод документов» главного меню программы «Документы». На закладке «Параметры» пользователем устанавливаются все основные параметры, необходимые для оформления документов. На закладке «Табличная часть» пользователь задает спецификацию формируемых документов. Для задания спецификации документов требуется указать количество ТМЦ для каждого конкретного контрагента. Данное количество задается с помощью таблицы. Позициям ТМЦ соответствуют строки таблицы. По кнопке «Контрагенты» выбираются необходимые для пакетного ввода контрагенты. Эти контрагенты добавляются в табличную часть и расположены в столбцах таблицы. Что бы удалить контрагента из табличной части необходимо установить курсор на колонке с нужным контрагентом и воспользоваться кнопкой <X>, расположенной справа от кнопки <Контрагенты>. По кнопке «Договор» возможно установить договор для каждого выбранного контрагента. При этом с помощью данной кнопки будет открываться диалог выбора договора для того контрагента, на колонке которого установлен курсор в данный момент.

Таблица состоит из следующих колонок:

«Номенклатура» – наименование ТМЦ;

«!» – колонка, в которой появляется отметка, в том случае, если превышается остаток ТМЦ (или если при распределении нехватки ТМЦ по заказам распределено больше, чем требуется);

«Ед» – единица измерения ТМЦ;

«Всего» – остаток данного ТМЦ (или нехватка) в заданных единицах на текущий момент (на точку актуальности итогов);

«Остаток» – остаток (нехватка) ТМЦ с учетом уже выписанного в таблице ТМЦ;

«Цена» – цена ТМЦ. Заполняется по типу цен, заданных на закладке «Параметры». При необходимости пользователь может изменить цену ТМЦ непосредственно в таблице. Для этого необходимо установить курсор на нужную ячейку таблицы, нажать клавишу <ENTER> или два раза нажать левую клавишу мыши. В появившемся диалоге необходимо ввести новое значение цены.

Колонки, соответствующие контрагентам – названия этих колонок формируются по принципу: <наименование контрагента>, внизу отображается <наименование договора>. Добавить новые ТМЦ в табличную часть можно, используя кнопку <Номенклатура>. Для удаления товара из таблицы следует поместить выделение на соответствующую строку и нажать кнопку <Х>, рядом с кнопкой <Номенклатура>. С помощью кнопок <A-Z> и <Z-A> можно упорядочивать ТМЦ в таблице по наименованию, соответственно, в алфавитном и в обратном алфавитном порядке.

Для добавления в таблицу новых контрагентов требуется нажать кнопку <Контрагенты> и

выбрать нужных контрагентов в открывшемся окне подбора. При выборе контрагента для него по умолчанию задается договор, определенный для него как основной договор на закладке «Договор взаиморасчетов». Для задания другого договора, следует установить курсор на соответствующую колонку таблицы, нажать кнопку <Договор> и выбрать требуемый договор из открывшегося диалога со списком. Для удаления контрагента и договора из таблицы можно воспользоваться кнопкой <Х> рядом с кнопкой <Контрагенты>. Таблица состава документов может использоваться в двух режимах: с фиксацией и без фиксации первых столбцов («Номенклатура», «Ед.», «Всего», «Остаток», «Цена»). Режимы переключаются флагом «Фиксация». В режиме фиксации перечисленные столбцы всегда есть в окне, а горизонтальной прокрутке подвергаются только столбцы контрагентов. Это служит для удобства, поскольку в данном режиме вся необходимая информация об остатках ТМЦ постоянно присутствует на экране. С другой стороны, режим фиксации первых колонок не позволяет редактировать ТМЦ непосредственно в таблице и задавать цены. Этот процесс становится возможным в режиме без фиксации первых колонок. Задание количества товара производится двойным щелчком левой кнопки мыши по соответствующей ячейке таблицы. При этом открывается дополнительное диалоговое окно, в котором необходимо задать количество. Кнопка <Очистить> предназначена для полной очистки табличной части пакетного ввода документов. Кнопка <Заполнить> предназначена для автоматического заполнения табличной части пакетного ввода документов. Для каждого вида документов предусмотрен свой алгоритм автоматического заполнения таблицы пакетного ввода.

«Реализация (купля-продажа)» («Реализация (комиссия)») – табличная часть автоматически заполняется теми ТМЦ, которые необходимо отгрузить по ранее оформленным заявкам покупателей. Список контрагентов и договоров заполняется теми контрагентами и договорами, по которым, еще не произведена отгрузка ТМЦ на дату оформления пакетного ввода. В том случае, если установлен флаг «Учитывать резервы», то при заполнении количества будет учитываться количество зарезервированных ТМЦ по конкретному договору.

«Неподтвержденная заявка», «Заявка на склад», «Заявка на поставку» – список позиций в табличной части будет автоматически заполнен теми остатками ТМЦ, которые есть на фирме, указанной в обработке. В случае оформления документов «Заявка на склад» и «Заявка на поставку» можно указать конкретный склад и тогда автоматическое заполнение будет произведено с учетом склада.

«Заказ поставщику» – список позиций в таблице будет заполнен количеством тех ТМЦ, в которых на данный момент не хватает на указанном в документе фирме. При нехватке учитывается зарезервированный ранее товар, минимальный остаток ТМЦ. Если установлен флаг «Учитывать заказы», то будет учитываться количество ТМЦ, ранее оформленное по заказам поставщикам.

«Поступление ТМЦ» («Поступление ТМЦ (комиссия)») – список позиций заполняется отрицательными остатками ТМЦ на складе, указанном в обработке. В зависимости от установленного варианта контроля остатков в настройках параметров учета, нехватка заполняется по фирме, указанной в документе, по юридическому лицу фирмы, указанной в документе, по аналитическому признаку управленческого учета или по компании в целом.

«Продажа собственной фирме» – список позиций табличной части будет автоматически заполнен по вертикали теми ТМЦ, которых нет в наличии на выбранной фирме и складе. В горизонтальной части таблицы будут заполнены те фирмы, у которых данные ТМЦ имеются в наличии. На пересечении столбцов будет указано, какое количество ТМЦ можно отгрузить с конкретной фирмы.

«Покупка у собственной фирмы» – в горизонтальных столбцах табличной части автоматически заполняются те фирмы, у которых имеется нехватка ТМЦ. Причем список ТМЦ заполняется только теми ТМЦ, которые есть в наличии у фирмы, указанной на закладке «Параметры».

Формирование (проведение и печать) документов происходит по кнопке <Выполнить>. По кнопке <Печать> можно сформировать информацию о распределении остатков или нехватки товаров, введенную в обработку. В печатной форме отчета можно отредактировать данные. Отредактированные данные будут учтены при дальнейшей обработке информации в диалоге обработки.

Документ «Заявка от покупателя» служит в системе для оформления предварительной договоренности о намерении покупателя приобрести у предприятия товарно-материальные ценности. В конфигурации ведется сквозной учет заявок покупателей, начиная с момента выписки документа «Заявка покупателя», полученных по конкретному заказу поставщику. При работе с заявками покупателей предусмотрено несколько режимов резервирования ТМЦ.

Неподтвержденная заявка.

В этом случае резервирование ТМЦ по заявке не производится. Такую заявку рекомендуется оформлять в том случае, если покупатель попросил выписать ему счет, но еще неизвестно, намерен ли он оплачивать и приобретать ТМЦ.

Заявка на склад.

В этом случае ТМЦ резервируется из текущих остатков ТМЦ на указанном в документе складе. Такую заявку следует оформлять в том случае, если необходимо зарезервировать ТМЦ за покупателем, например при отпуске за наличный расчет.

Заявка на поставку.

В этом случае производится анализ предстоящих поставок по уже сделанным заказам поставщикам исходя из указанной в документе даты предполагаемой отгрузки (графа «Отгрузка с:») с тем, что бы, начиная с этой даты ТМЦ, под эту заявку оказались зарезервированы. Таким образом, вначале «резервируются» заказанные, но еще не поступившие ТМЦ (при их реальном поступлении они автоматически окажутся зарезервированными под данную заявку покупателя), и только при недостатке ожидаемых поступлений производится резервирование из текущего складского остатка. При этом резервирование может производиться как на конкретном складе (если в документе указан склад), так и по фирме в целом (если склад не указан). Оформление таких заявок позволяет увеличить размер свободного (незарезервированного) складского остатка за счет предстоящих поступлений по заказам поставщикам. Если ни уже оформленных заказов поставщикам ни текущего складского остатка не хватает для удовлетворения данной заявки покупателя, то она «ставится в очередь». Это означает, что оформленные позже данной заявки покупателя заказы поставщикам с предполагаемой датой поставки, попадающей в период с даты заявки до даты предполагаемой отгрузки, окажутся «привязанными» к этой заявке покупателя. ТМЦ, оприходованные по этим заказам, будут автоматически зарезервированы для удовлетворения данной заявки покупателя. Это позволяет организовывать на предприятии схемы «торговли по заказам», когда ТМЦ закупается у поставщиков только под уже сделанные заявки покупателей оборотные средства предприятия экономятся за счет уменьшения постоянного остатка ТМЦ на складах предприятия.

По каждой заявке покупателя можно вывести отчет о состоянии данной заявки на текущую дату (установленную дату точки актуальности итогов). Отчет о состоянии заявки покупателя выводится с помощью кнопки <Действия> из выпадающего меню по строке «Отчет о состоянии заявки». Этот пункт меню доступен только в форме документа «Заявка на поставку».

В отчете присутствуют следующие графы:

  • «Выписано» – показывает количество ТМЦ, указанных в спецификации документа «Заявка на поставку»;
  • «Отгружено» – показывает количество ТМЦ, реально отгруженных по документу «Заявка на поставку» на дату точки актуальности итогов;
  • «Осталось отгрузить» – показывает разницу между количеством выписанных и реально отгруженных ТМЦ;
  • «Можно отгрузить» – показывает количество ТМЦ, которое есть в наличии у фирмы, указанной в документе (с учетом резерва по данной заявке). Учитывается наличие ТМЦ на всех складах, входящих в состав компании по отношению к конкретной фирме, указанной в заявке. Если в заявке переключатель установлен в положение «На складе» и дополнительно указан конкретный склад, то в отчете показывается дополнительная колонка «Наличие на складе», в которой проставляется текущий остаток ТМЦ на складе;
  • «Ожидается поступление» – показывает количество ТМЦ, распределенное для данной заявки по заказам поставщикам.

По кнопке <Печать> пользователь может распечатать печатную форму данного документа – «Счет» для всех режимов данного документа. Дополнительно для режимов – «Заявка на склад» и «Заявка на поставку» можно распечатать соответствующую выбранному режиму печатную форму.

Документ «Отмена заявок покупателей» предназначен для отмены заявок покупателей созданных ранее (например, просроченных). На закладке «Шапка» данного документа выбирается фирма, по которой производится отмена заявок. В табличной части содержится список отменяемых заявок. По кнопке <Заполнить> вызывается форма отчета «Оплата заявок», с помощью которой можно сформировать список заявок покупателей, подлежащих отмене. По умолчанию предлагается отменить все просроченные заявки, по которым не было ни оплаты, ни отгрузки. Однако, состав и тип отменяемых заявок можно редактировать, используя различные фильтры (в т. ч. множественные). Кнопка <Подбор> позволяет подбирать конкретные заявки из журнала «Заявка покупателя». При проведении документа «Отмена заявок покупателей» отменяются все заявки, содержащиеся в табличной части документа, резервы по ним и их распределение по заказам.

Документ «Снятие резерва» служит в программе для снятия резервов ТМЦ по фирмам или складам в разрезе договоров. Документ имеет два режима: «Снятие резерва по складу» и «Снятие резерва по фирме», которые можно установить по кнопке «Операция». В первом случае пользователь обязательно должен указать склад. Во втором, снимаются резервы ТМЦ, сформированные только по фирме в целом. При нажатии кнопки <Заполнить> вызывается форма отчета «Резервы ТМЦ», в которой пользователь может установить фильтры (в т. ч. множественные), по нужным ТМЦ, контрагентам, договорам, и т. п., после чего пользователь может посмотреть полученный список товаров и выгрузить его в документ, нажатием кнопки <Перенести в документ>. Документ можно, также, вызвать из вышеупомянутого отчета, нажав кнопку <Снятие резерва> в диалоге его формы.

При проведении документ «Снятие резерва» снимает резерв по указанной номенклатуре и договорам, выбирая заявки покупателя начиная с самой последней (по методу LIFO). Если количество, заданное в табличной части этого документа, больше количества зарезервированного по данной номенклатуре в разрезе данного договора, то выдается соответствующее сообщение и данный документ не проводится. Если имеется такая возможность, то заявки покупателя, по которым снят резерв, относятся на свободные заказы поставщикам.

Документ «Реализация (купля-продажа, комиссия)» предназначен для оформления операции реализации (отгрузки) ТМЦ. Факт отгрузки и отпуска ТМЦ на комиссию (передачи ТМЦ на реализацию) в конфигурации «Торговля+Склад» фиксируется одним и тем же документом. Вид совершаемой операции, а соответственно и название документа изменяется при нажатии кнопки <Операция> в шапке документа. Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Реализация (купля-продажа)» или «Реализация (комиссия)» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». При выборе соответствующего пункта меню автоматически устанавливается тип совершаемой операции (купля-продажа или комиссия) и название документа. Документ может быть выписан на основании оформленной покупателю заявке. В том случае, если документ отгрузки выписывается на основании заявки, по которой ТМЦ резервировался («Заявка на склад», «Заявка на поставку»), то автоматически снимается резерв ТМЦ, выписанного по данному документу. На основании документа «Реализация (купля-продажа)» для дальнейшего отражения данных в книге продаж вводится счет-фактура. Счет-фактуру можно ввести на основании проведенного документа с помощью нажатия кнопки <Счет– фактура>. По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму данного документа, При этом пользователю системой предлагается несколько вариантов печатных форм (по кнопке стрелка вниз, расположенной слева от кнопки <Печать>):

  • «Печатная форма ТОРГ-12» – формируется товарная накладная по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132;
  • «Акт об оказании услуг» – используется при реализации предприятием услуг, при этом формируется акт выполненных работ на оказанные услуги;
  • «Печатная форма» – формируется простая печатная форма накладной;
  • «Печатная форма с ГТД» – формируется простая печатная форма накладной с добавлением колонок «Номер ГТД» и «Страна происхождения»;
  • «Печатная форма ТОРГ-12 с выбором грузополучателя» – формируется товарная накладная по форме ТОРГ-12 с процедурой выбора и дальнейшего попадания в печатную форму грузополучателя;
  • «Печатная форма товарно-транспортной накладной» – формируется товарно-транспортная накладная по типовой межотраслевой форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, с предварительным заданием параметров (Срок доставки, ФИО водителя, реквизиты автомобиля, перевозчик, заказчик, вид перевозки, пункт погрузки, пункт разгрузки) транспортного раздела накладной.

Документ «Реализация (ОС, НМА и пр.)» оформляется в том случае, если необходимо оформить реализацию, которая не предусмотрена при отражении торговых операций. В качестве примера можно привести реализацию основных средств и других нематериальных активов. Новый документ вызывается с помощью подпункта «Реализация (ОС, НМА и пр.)» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». В табличной части данного документа указывается текстовое название реализуемых объектов, их количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС. Можно указать только сумму, не заполняя колонки «Цена» и «Количество». Для отражения информации о реализации в книге продаж на основании данного документа можно сформировать счет-фактуру (кнопка <Счет- фактура> в данном документе).

Документ «Корректировка отгрузки» вводится в том случае, если после отгрузки товара изменяется предполагаемый вид оплаты: с учетом или без учета НП.

Возможно два варианта оформления документа «Корректировка отгрузки».

1. В том случае, если документ реализации был оформлен с учетом НП, а способ оплаты не требует начисления НП, необходимо произвести сторнирование НП. При этом оформляется документ «Корректировка отгрузки» с видом операции Корректировка отгрузки (сторнирование НП).

2. В том случае, если документ реализации был оформлен без учета НП, а по нему зафиксирован платеж, требующий начисления НП, то необходимо оформить документ «Корректировка отгрузки» с установленным видом операции «Корректировка отгрузки (начисление НП)».

Документ реализации, по которому производится корректировка отгрузки, указывается в табличной части документа. Таким образом, с помощью одного документа «Корректировка отгрузки» можно произвести сторнирование или начисление налога с продаж по нескольким документам отгрузки. Документ «Корректировка отгрузки» может быть введен на основании документов: «Реализация», «Реализация (ОС, НМА и пр.)» и «Реализация (розница)». В зависимости от вида оплаты документа реализации, документ автоматически определяет вид проводимой операции корректировки отгрузки: сторнирование НП или начисление НП. По кнопке <Заполнить> можно автоматически занести в спецификацию документа все документы реализации, выписанные от имени фирмы и по договору, указанному в документе «Корректировка отгрузки», по которым может быть проведен выбранный вид операции корректировки (начисление или сторнирование НП).

Документ «Реализация (розница)» служит в системе для оформления процесса отгрузки ТМЦ в розничной торговле. Данный документ удобно применять в том случае, если при продаже ТМЦ в розничной торговле, факт оплаты и отгрузки ТМЦ разнесены во времени (поступление денег фиксируется документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Розничная выручка» или «Розничная выручка (ЕНВД)». В качестве примера можно привести регистрацию розничной продажи в магазинах, не ведущих компьютерный учет. Документ может быть оформлен с оптового и розничного склада. В том случае, если документ оформляется с розничного склада, то продажа осуществляется по фиксированным ценам. Цены фиксируются в момент поступления ТМЦ на розничный склад – в документе «Поступление в розницу» или «Перемещение ТМЦ (в розницу)». При продаже услуг в розницу используется тип цен, заданный в настройках параметров учета на закладке «Режимы». Документ «Реализация (розница)» может быть введен на основании документа «Инвентаризация (розница)». Такой способ заполнения удобен в том случае, если продажи ТМЦ фиксируются в розничной торговле по результатам проведенной в торговом зале (на розничном складе) инвентаризации.

Документы «Отчет ККМ» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Покупатели». Новый документ вызывается также из подпункта «Отчет ККМ» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». Документы фиксируют сразу и факт отгрузки, и факт оплаты товара при продаже в розничной торговле. Документ «Отчет ККМ» может формироваться автоматически с помощью обработки «Закрытие кассовых смен». Документ «Отчет ККМ» может быть также сформирован на основании документа «Инвентаризация (розница)». В этом случае спецификация документа автоматически заполняется по результатам инвентаризации, фактически количеством проданных товаров, выявленных в результате проведения инвентаризации на розничном складе. Документ может быть оформлен без указания конкретного покупателя (при массовой розничной торговле). В этом случае при проведении документа в поля «Контрагент» и «Договор» автоматически добавляется название контрагента и договора «Розничная продажа». Важно отметить, что оформление продажи с помощью данного документа может производиться как с розничного, так и с оптового склада. Учет ТМЦ на розничном складе ведется в отпускных ценах. Цены на ТМЦ устанавливаются в соответствии с теми ценами, по которым производилась передача ТМЦ в розницу с оптового склада. Эти цены устанавливаются в документе «Перемещение ТМЦ (розница)». В том случае, если поступление оформляется непосредственно на розничный склад с помощью документа «Поступление в розницу», то отпускные цены назначаются в документе и могут быть рассчитаны на основании цен поступления и торговой наценки. В том случае, если документ «Отчет ККМ» оформляется с оптового склада, то в качестве отпускных цен по умолчанию назначаются цены, тип цен которых указан в настройках параметров учета на закладке «Режимы». Этот же тип цен используется при продаже в розницу услуг. Переоценка остатков ТМЦ на розничном складе осуществляется с помощью документа «Переоценка (розница)».

По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму данного документа, при этом пользователю системой предлагается несколько вариантов печатных форм (по кнопке стрелка вниз, расположенной слева от кнопки <Печать>):

  • «Печатная форма справки отчета кассира-операциониста КМ-6» – формируется справка отчет кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132;
  • «Печатная форма ПКО» – формируется приходный кассовый ордер на сумму выручки по документу «Отчет ККМ»;
  • «Печатная форма» – формируется отчет кассовой смены.

Документы «Счет-фактура выданный» хранятся в специальном журнале «Журнал выданных счетов-фактур». Новый документ может быть введен на основании соответствующего документа отгрузки (или оплаты в случае оформления авансового платежа), а также без указания документа-основания для оформления выданных счетов-фактур по неторговым операциям. Для ввода на основании в документе отгрузки (оплаты) предусмотрена специальная кнопка <Счет-фактура>. Счет-фактура всегда оформляется и печатается в той валюте, в которой был выписан документ- основание. Если в документе установлен флаг «Автоматически включать в книгу продаж», то записи книги продаж будут сформированы автоматически после проведения регламентного документа «Формирование книги продаж». Если этот флаг не установлен, то для того, чтобы сформировались записи книги продаж, необходимо на основании счета-фактуры ввести документ «Запись книги продаж». Учет ТМЦ в разрезе номеров ГТД и стран происхождения в конфигурации ведется в рамках партионного учета. В зависимости от выбранной партии в документе отгрузки, на основании которого сформирован счет-фактура, будут заполнены реквизиты в печатной форме счета-фактуры и в записях книги продаж. Изменение этих реквизитов производится в документе отгрузки путем выбора новой партии. Документ «Счет -фактура выданный» может быть введен и без документа основания для формирования проводок и записей книги продаж по неторговым операциям. Ввод такого документа производится из журнала документов «Счета-фактуры выданные» или из общего журнала. В этом случае в документе появляется дополнительная закладка «Суммы», на которой заполняется спецификация документа.

Документ «Формирование книги продаж» служит в программе для автоматического формирования записей книги продаж за определенный период. В документе задается дата окончания периода формирования (по какое число необходимо автоматически формировать записи книги продаж), дата начала автоматически устанавливается равной дате начала того месяца, за который необходимо сформировать записи книги продаж (дата начала месяца, в который попала дата окончания периода формирования, установленная пользователем). При формировании данного документа учитываются только те счета фактуры, в которых установлен флаг в поле «Автоматически включать в книгу продаж». Реестр непогашенных счетов фактур, то есть тех счетов-фактур, по которым по каким либо причинам, не были сформированы записи в книге продаж, можно просмотреть в отчете «Книга продаж». Для этого в настройках отчета необходимо выбрать вид отчета – «Реестр непогашенных счетов-фактур». При записи документа автоматически выводится список документов, по которым не сформированы счета- фактуры на аванс. В этом перечне пользователь может выбрать нужный документ и сформировать по нему вручную счет-фактуру на аванс. Если установить флаг «При формировании выписывать счета-фактуры на аванс», то счета-фактуры на аванс будут сформированы автоматически. В зависимости от положения переключателя, счета -фактуры на аванс будут выписаны на дату поступления аванса или на конец месяца, в котором поступил аванс.

Документ «Запись книги продаж» предназначен для ручного формирования записей в книге продаж. Этот документ вводится только на основании документов «Счет-фактура выданный». Документы вводятся на основании только тех счетов-фактур, для которых не установлен флаг «Автоматически включать в книгу продаж». Данный документ позволяет корректировать сумму записи в книге продаж. При выборе документа-основания конфигурация запрашивает сумму записи, которую необходимо внести в книгу продаж. По умолчанию сумма записи заполняется значением той суммы, которая введена в счете-фактуре, выбранном в качестве документа-основания. Пользователь может вручную откорректировать эту сумму. Введенная сумма будет распределена пропорционально по зафиксированным в документе ставкам НДС. В поле «Доп. информация» вводится любая произвольная текстовая информация, которая, по мнению пользователя, должна быть отражена в книге продаж. Для удобства заполнения существует возможность выбора из стандартных надписей: «частичная оплата», «авансовый платеж» и т. д.

Документ «Корректировка долга покупателя» предназначен для ручной корректировки долга покупателя. Данный документ вводится по подпункту «Корректировка долга (покупатель)» пункта «Прочие» главного меню программы «Документы». В поле «Контрагент» заносится информация о «Покупателе» и «Договоре», по которым будет формироваться корректировка. По кнопке <Долг контрагента> пользователь может сформировать и просмотреть подробный отчет о взаиморасчетах с выбранным контрагентом по договору с детализацией по документам (отчет формируется на дату точки актуальности). При этом сумма задолженности полученная после формирования отчета выводится в текстовой строке справа от кнопки <Долг контрагента>. Сумма задолженности покупателя выводится в той валюте, которая установлена в качестве валюты взаиморасчетов в выбранном договоре (данная валюта договора справочно выводится в поле «Валюта договора:»). В поле «Сумма по документу:» автоматически формируется сумма по документу (из поля «Сумма»), представленная в валюте взаиморасчетов по договору. При этом документом предусмотрено как увеличение, так и уменьшение долга покупателя перед фирмой (кнопка «+/-»).

На закладке «Корр. счет» пользователь может задать счет, на который будет отнесена сумма долга (из справочника «План счетов») и аналитика данного счета по субконто выбранного счета. В поле «Проект» можно выбрать проект, к которому будет относится данный документ.

Документ «Возврат от покупателя (купля-продажа)» предназначен для оформления факта возврата ТМЦ покупателем. Вид операции купля-продажа выбирается с помощью кнопки <Операция> по строке «Возврат от покупателя (купля-продажа)». Документы «Возврат от покупателя (купля-продажа)» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал документов по покупателям». Новый документ вызывается также с помощью главного меню программы «Документы» по пункту «Покупатели» подпункт «Возврат от покупателя (купля-продажа)». Документ «Возврат от покупателя (купля-продажа)» может быть оформлен на основании документов «Отчет ККМ», «Реализация (купля- продажа)» или «Реализация (розница)», или в рамках договора с контрагентом. В случае оформления документа на основании документа «Реализация» его спецификация автоматически заполняется всеми проданными ТМЦ и в его спецификации необходимо оставить только те ТМЦ, которые возвращает покупатель (например, бракованные, недоброкачественные товары). По умолчанию цена в документе заполняется той ценой, по которой ТМЦ были проданы. При необходимости эту цену можно изменить. Эта информация будет учтена при взаиморасчетах с покупателем. В этом случае ТМЦ будет возвращена в ту партию, из которой она была продана.

Операции по работе с реализаторами

Документ «Инвентаризация комиссионера» предназначен для определения реальных остатков ТМЦ, находящихся на реализации у комиссионера. Этот документ не производит никаких движений в регистрах конфигурации «Торговля+Склад». С помощью этого документа можно зафиксировать текущие остатки ТМЦ у комиссионера и затем по результатам сравнения фактического и реального количества ТМЦ, выписать документ «Отчет комиссионера», который зафиксирует продажу переданных на реализацию ТМЦ. Такой способ заполнения удобно применять в том случае, если комиссионер сообщает не о количестве проданных (реализованных) ТМЦ, а об остатках нереализованных ТМЦ. Новый документ вызывается из подпункта «Инвентаризация комиссионера» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». Спецификацию документа можно автоматически заполнить всеми переданными на реализацию, но еще нереализованными ТМЦ комиссионера с помощью кнопки <Заполнить>. Поле «Кол. (учет)» заполняется остатками нереализованных ТМЦ на дату оформления инвентаризации согласно оформленным с данным комиссионером документам. Поле «Цена» заполняется той ценой, по которой ТМЦ передавались на реализацию комиссионеру. Если ТМЦ передавалась на реализацию по разным ценам, то в документе будут присутствовать строки с одинаковыми ТМЦ, но разной ценой. Графы «Сумма (учет)» и «Сумма (факт)» первоначально заполняются суммарной стоимостью ТМЦ, которая рассчитывается, как «Цена», умноженная на фактическое количество. В графу «Кол (факт)» пользователь заносит информацию о реальных остатках нереализованного ТМЦ у комиссионера. Пользователь также имеет возможность изменить цену. При изменении фактического количества и/или цены автоматически будет пересчитана «Сумма (факт)». Графа «Откл.» заполняется разницей между реальным (фактическим) и учетным количеством ТМЦ. ПО кнопке <Печать> пользователю предоставлена возможность сформировать печатную форму инвентаризации комиссионера

Документ «Переоценка у комиссионера» предназначен для переоценки остатков ТМЦ, находящихся на реализации у комиссионера. Документы «Переоценка у комиссионера» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал документов по покупателям». Новый документ вызывается также с помощью подпункта «Переоценка у комиссионера» пункта «Покупатели» главного меню программы «Документы». При выборе комиссионера и договора в шапке документа конфигурация автоматически (после подтверждения пользователем) заполняет спецификацию документа остатками ТМЦ на реализации у комиссионера. Автоматическое заполнение спецификации можно произвести также в любой момент формирования данного документа по кнопке <Заполнить>. В том случае, если ТМЦ передавались на реализацию по разным ценам, то в документе могут присутствовать строки с одинаковыми ТМЦ, но с разными ценами. Для переоценки ТМЦ необходимо на закладке «Табличная часть» в графе «Новая цена» ввести новую цену и провести документ. Следует отметить, что пользователь имеет возможность переоценить не все ТМЦ, оставшийся на реализации, а только часть ТМЦ. Для этого пользователю необходимо в поле «Количество» ввести то количество ТМЦ, которое необходимо переоценить.

Документ «Отчет комиссионера» предназначен для оформления проданных комиссионером ТМЦ. Если среди этих ТМЦ были ТМЦ, ранее принятые на реализацию от поставщика, то одновременно фиксируется и факт получения от него прав собственности на эти ТМЦ (до сих пор они принадлежали поставщику). Документы «Отчет комиссионера» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Журнал документов по покупателям» (вызывается в главном меню программы «Покупатели» по пункту «Журнал документов по покупателям»). Новый документ вызывается также с помощью главного меню программы «Документы» по пункту «Покупатели» подпункт «Отчет комиссионера». Документ «Отчет комиссионера» может быть оформлен на основании документа «Реализация (комиссия)» или в рамках конкретного договора с контрагентом. Если документ оформляется на основании документа «Реализация (комиссия)», то его спецификация автоматически заполняется всеми переданными на реализацию, но еще не реализованными ТМЦ по данному документу. Если документ оформляется в рамках конкретного договора, то его спецификация заполняется с учетом всех переданных на реализацию, но нереализованных ТМЦ в рамках конкретного договора. С помощью кнопки <Заполнить> можно автоматически заполнить спецификацию документа при изменении реквизитов документа (изменении документа-основания, смене контрагента или договора). Цены в этом документе устанавливаются согласно тем ценам, по которым ТМЦ передавался на реализацию. Если ТМЦ передавались на реализацию по разным ценам, то в документе «Отчет комиссионера» будут зафиксированы две строки об одном и том же товаре с различными ценами реализации. Спецификацию документа можно заполнить и ручным способом. В спецификацию документа «Отчет комиссионера» заносятся те ТМЦ, которые продал комиссионер (контрагент – реализатор), и их количество. В том случае, если комиссионер сообщает об остатках ТМЦ на реализации, то сначала удобно оформить документ «Инвентаризация комиссионера», в котором фиксируются фактические остатки ТМЦ у комиссионера, затем на основании его ввести документ «Отчет комиссионера», в спецификацию которого автоматически заносится количество проданного комиссионером ТМЦ. По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму отчета комиссионера.

Документ «Возврат от покупателя (комиссия)» предназначен для оформления факта возврата ТМЦ комиссионером. Вид операции комиссия выбирается с помощью кнопки <Операция> по строке «Возврат от покупателя (комиссия)». Документы «Возврат от покупателя (комиссионера)» создаются, хранятся и редактируются в журнале «Покупатели». Новый документ вызывается также с помощью главного меню программы «Документы» по пункту «Покупатели» подпункт «Возврат от покупателя (комиссия)». В зависимости от выбранного пункта меню в документе устанавливается соответствующий вид операции и название. Документ «Возврат от покупателя (комиссия)» может быть оформлен на основании документа «Реализация (комиссия)» или в рамках договора с контрагентом. В случае оформления документа в рамках договора с комиссионером, его спецификация будет автоматически заполнена всеми переданными на реализацию, но еще не реализованными ТМЦ. По умолчанию цена в документе заполняется той ценой, по которой ТМЦ были переданы на комиссию. При необходимости эту цену можно изменить. Эта информация будет учтена при взаиморасчетах с комиссионером. В этом случае ТМЦ будет возвращена в ту партию, из которой она была продана.

Прочие документы

Документ «Авансовй отчет» вызывается из подпункта «Авансовый отчет» пункта «Подотчетники» главного меню программы «Документы». Оформленные авансовые отчеты хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». После выбора сотрудника из справочника «Физические лица», в списке отражаются все документы, оформленные с данным сотрудником на указанного сотрудника до даты, указанной в документе, за исключением тех документов, которые уже были занесены в ранее оформленные с сотрудником авансовые отчеты. С помощью кнопки <Удалить> выбрав из выпадающего меню строку «Удалить документ из авансового отчета» пользователь может удалить документ из авансового отчета (документ из табличной формы, на котором установлен курсор), оставив его в информационной базе. При выборе строки «Пометить документ на удаление» документ из табличной формы, на котором установлен курсор, будет помечен на удаление, при этом он останется в табличной части документа «Авансовый отчет», но уже со статусом «помечен на удаление». При изменении физического лица или валюты авансового отчета по кнопке <Заполнить> можно автоматически перезаполнить табличную часть документа. Документы в табличной части показываются для выбранной фирмы. Любой документ можно открыть из списка и отредактировать. В нижней части документа отражается состояние взаиморасчетов с сотрудником на дату документа. С помощью кнопки <Обновить> можно обновить информацию о состоянии взаиморасчетов с выбранным сотрудником. Нажав на кнопку <Долг физ. лица> можно получить полный отчет о взаиморасчетах с сотрудником. При этом будет сформирован отчет «Ведомость по подотчетникам» с фильтром по данному сотруднику на дату документа. Выдача подотчетных сумм сотруднику производится с помощью документа «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Выдача подотчетнику». Возврат подотчетных сумм производится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Возврат от подотчетника». Подотчетные суммы, выданные сотруднику, могут быть израсходованы на приобретение ТМЦ, оплату поставщикам, а также на прочие расходы.

Для каждого вида расхода подотчетных сумм предусмотрен отдельный документ:

  • «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)»,
  • «Строка аванс. отчета (оплата поставщику),
  • «Строка аванс. отчета (прочее)».

Все эти документы хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». Из формы документа «Авансовый отчет» можно добавить в список любой из этих документов с помощью соответствующих кнопок (<Приобретение ТМЦ>, <Оплата поставщикам>, <Прочее>). Документы можно также ввести и из журнала «Журнал авансовых отчетов» или из общего журнала документов. В поле «Назначение аванса» пользователь может внести наименование аванса. По кнопке <Печать> можно распечатать авансовый отчет для сотрудника по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

Документ «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)» оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет денежные средства были израсходованы на оплату товарно-материальных средств, приобретенных у поставщика, наличными средствами (основание – расчеты с юридическими лицами). Данный документ вводится пользователем из главного меню программы «Документы» по пункту «Подотчетники» подпункт «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)». В табличной части данного документа заполняется информация о том, сколько денег сотрудник заплатил поставщику по конкретному договору. Информация заполняется с помощью построчного ввода. Нижняя строка («Комментарий») – текстовая и в нее можно добавить любую произвольную информацию. В документе фиксируется две суммы: сумма, которую заплатил сотрудник поставщику, выраженная в валюте документа (фактически в той валюте, которой расплачивался сотрудник с поставщиком) и сумма расчетов, выраженная в валюте взаиморасчетов с поставщиком (валюта, установленная в его договоре). Сумма расчетов пересчитывается по курсу на дату документа, установленному в справочнике валют. После проведения документа эта сумма будет учтена во взаиморасчетах с контрагентом по указанному договору. По умолчанию в документе устанавливается валюта бухгалтерского учета – рубли. Если подотчетное лицо расплачивалось с поставщиком в другой валюте, то ее можно изменить, нажав на кнопку <Валюта>. При проведении документа, данная сумма будет учтена во взаиморасчетах с подотчетным лицом, как расход полученных им подотчетных сумм на оплату поставщиком за поставленные им ТМЦ. Соответственно, данный документ уменьшает задолженность перед поставщиком за счет подотчетных средств.

В документе «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)» вводится информация о том, какие товарно-материальные ценности сотрудник закупил на выданные ему денежные средства (основание – хозяйственно-операционные расходы). Данный документ вводится пользователем из главного меню программы «Документы» по пункту «Подотчетники» подпункт «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)». В поле «По документу» вводится текстовая информация о том, на основании какого документа была произведена закупка ТМЦ (например, это может быть кассовый чек). На закладке «Табличная часть» вводится информация о приобретенных материальных ценностях (цена и количество). Заполнение табличной части аналогично заполнению в документе «Поступление ТМЦ (купля-продажа)». После проведения данного документа увеличивается количество введенных ТМЦ на указанном в документе складе и уменьшается задолженность за подотчетным лицом. По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму по приобретенным ТМЦ – Приходный ордер по форме М-4 или Накладную. По кнопке <Счет-фактура> пользователь может сформировать на основании этого уже проведенного документа полученную счет-фактуру либо вызвать форму уже сформированного документа «Счет-фактура полученный».

Документ «Строка аванс. отчета (прочее)» оформляется пользователем в случае, когда потраченные сотрудником денежные средства необходимо отнести на прочие расходы. В каждую строку табличной части документа вводится произвольная информация (в виде текстовой строки, например «командировочные расходы») о том, на что были потрачены выданные сотруднику деньги. Документ может быть оформлен в любой валюте. Поля «Счет» и «Субконто» не являются обязательными к заполнению. В них указываются те номера счетов и субконто (из справочника «План счетов»), на которые будут отнесены данные операции при формировании бухгалтерских проводок. Если эти поля не заполнены, то бухгалтерские проводки по данной операции сформированы не будут. По кнопке <Счет- фактура> пользователь может сформировать на основании этого уже проведенного документа полученную счет-фактуру либо вызвать форму уже сформированного документа «Счет-фактура полученный».

Документ «Переоценка валютных средств» служит в программе для проведения периодической переоценки активов и обязательств предприятия. При переоценке валютных средств считается неизменным остаток в валюте (в валюте денежных средств, валюте учета долга подотчетного лица, валюте взаиморасчетов с контрагентом), а остатки в валюте ведения бухгалтерского и управленческого учета рассчитываются по курсу, указанному в справочнике валют на момент проведения переоценки. Если текущий остаток отличается от рассчитанного, он корректируется, при этом величина корректировки является курсовой разницей. Для целей бухгалтерского учета могут быть переоценены:

  • иностранная валюта в кассе организации;
  • иностранная валюта на банковских счетах организации;
  • средства в расчетах с юридическими лицами – нерезидентами (поставщиками и/или покупателями);
  • средства в расчетах с физическими лицами (задолженность перед подотчетными лицами), выраженная в иностранной валюте.

В управленческом учете, помимо перечисленных, могут быть переоценены следующие активы и обязательства:

  • российская валюта в кассе организации;
  • российская валюта на банковских счетах организации;
  • средства в расчетах с юридическими лицами – резидентами (поставщиками и/или покупателями);
  • средства в расчетах с физическими лицами (задолженность перед подотчетными лицами), выраженная в российской валюте.

Документ «Закрытие месяца» – это специальный вид документа, предназначенный для выполнения регламентных действий, необходимых для учета на розничных предприятиях, переведенных на уплату единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Документ хранится в журнале «Регламентные документы». Ввод нового документа может осуществляться из пункта главного меню программы «Документы» по пункту «Регламентные документы» подпункт «Закрытие месяца (ЕНВД)». Документы «Закрытие месяца» следует вводить ежемесячно. Документ необходимо оформлять по каждой фирме последним днем месяца (в конце рабочего дня). Документы, введенные по времени позже документа «Закрытие месяца» (в пределах того же дня), будут проигнорированы обработкой данного документа.

При проведении документа производятся следующие действия:

1. Определяется сумма входящего НДС по купленным ТМЦ, проданным в розничной торговле. В общей сумме розничных продаж на предприятии выделяются те продажи, которые не облагаются НДС (подпадающих под действие ЕНВД). То есть выделяются продажи ТМЦ, оформленные документом «Отчет ККМ» или «Реализация (розница)», в которых установлен флаг «Облагается ЕНВД».

2. Входящий НДС по таким продажам не может быть зачтен из бюджета, его следует восстановить (включить в себестоимость). Следует заметить, что для принятых на реализацию ТМЦ входящий НДС не включается в книгу покупок. Поэтому продажи принятых на реализацию ТМЦ не анализируются. Если для фирмы установлен метод списания себестоимости «По среднему», то рассчитанная таким образом сумма НДС целиком относится на счет 68.2 «НДС». Если для фирмы установлен партионный метод ведения учета (FIFO или LIFO), то рассчитанная таким образом сумма НДС разбивается по поставщикам. В разрезе каждой поставки вычисляется остаток незачтенного НДС по регистру «Книга покупок» (фактически, этот остаток на бухгалтерском счете 19 «НДС по приобретенным ценностям»). Если остаток незачтенного НДС по поставке есть, то НДС списывается со счета 19. Если остатка нет (или он меньше суммы, подлежащей списанию), то НДС восстанавливается (доначисляется) из бюджета (в корреспонденции со счетом 68.2).

При проведении документа «Закрытие месяца» пользователь имеет возможность получить печатную форму отчета о проведении документа, в которой представлены суммы подлежащего восстановлению НДС в разрезе хозяйственных операций и поставщиков ТМЦ. Для этого необходимо в документе установить флаг в поле «При проведении документа сформировать отчет о результатах проведения документа». Помимо этого, движения документа можно анализировать с помощью «Отчета о бухгалтерских проводках», вызываемого из меню по кнопке <Действия> в форме документа или журнала документов. Суммы доначисленного в бюджет НДС отражаются специальной записью в книге продаж. На основании документа «Закрытие месяца» предоставляется возможность выписать документ «Счет— фактура выданный» (кнопка <Счет-фактура>).

Документ «Доверенность» предназначен для оформления на предприятии доверенностей на получение товарно- материальных ценностей. В данный документ из справочника «Физические лица» вносятся данные о доверенном лице, путем выбора собственных сотрудников фирмы из справочника. При этом будут автоматически заполнены паспортные данные сотрудника. Однако паспортные данные можно отредактировать непосредственно в форме документа. При нажатии на кнопку <О> открывается форма сотрудника, в которой можно добавить или отредактировать паспортные данные сотрудника. По кнопке <Основание> в данный документ можно внести документ-основание – «Заказ поставщику». При этом если документ-основание внесен, то по кнопке <Заполнить> на закладке «Табличная часть» спецификация документа будет автоматически заполнена по документу-основанию. При этом пользователь может добавить или отредактировать табличную часть документа «Доверенность». По кнопке <Печать> формируется печатная форма доверенности по типовой межотраслевой форме № М-2 или М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.97 г. № 71а.

Документ «Сторнирование документа» предназначен для сторнирования документов, проведенных в прошлом отчетном периоде. Такая ситуация может возникнуть в том случае, если документ был ошибочно выписан и проведен в прошлом отчетном периоде и эта ошибка обнаружилась после того, как были сформированы все регламентные отчеты и просто удалить из информационной базы документ нельзя. Новый документ «Сторнирование документа» можно оформить из подпункта «Сторнирование документа» пункта «Прочие» главного меню программы «Документы». В поле «Основание» необходимо указать документ, по которому надо произвести сторнирование. После проведения документа сторнируются все движения, произведенные документом-основанием.