главная | новое | каталог | учебники

Бухгалтерский учет (Самоучитель) (Кондраков Н.П.) » Основы бухгалтерского учета

Основы бухгалтерского учета

  1. Виды хозяйственного учета
  2. Определение и основные задачи бухгалтерского учета
  3. Пользователи бухгалтерской информации
  4. Объекты бухгалтерского учета и их классификация
  5. Оценка имущества и обязательств
  6. Документирование хозяйственных операций
  7. Счета и двойная запись
  8. Синтетический и аналитический учет
  9. Оборотные ведомости
  10. План счетов бухгалтерского учета
  11. Учетные регистры
  12. Формы бухгалтерского учета
  13. Организация бухгалтерского учета
  14. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
  15. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств
  16. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности в России
  17. Основные нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации
  18. Основные правила (принципы) бухгалтерского учета
  19. Учетная политика организации
  20. Понятие о GAAP, МСФО и директивах ЕС
  21. Выбор системы бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

Виды хозяйственного учета

В настоящее время в России можно выделить четыре вида хозяйственного учета: статистический (статистика), оперативный (оперативно-технический), бухгалтерский (бухгалтерия) и налоговый.

Статистический учет изучает закономерности и взаимосвязи массовых общественных явлений и процессов. При наблюдении за различными массовыми явлениями, происходящими на предприятиях, в организациях и учреждениях, в статистическом учете исчисляют количественные и качественные показатели производительности труда, объема производства, заработной платы и др. Полученные результаты обрабатывают и обобщают в масштабе районов, областей, республик, отдельных отраслей и народного хозяйства в целом.

От других видов учета статистический отличается широким кругом изучаемых объектов. Он изучает не только хозяйственные явления, но и другие стороны жизни общества (рождаемость детей и смертность населения, его движение и т.д.) путем статистических наблюдений (переписей, обследований или специальной регистрации).

При статистическом учете используют данные бухгалтерского и оперативного учета, а также организуют первичный учет на предприятиях, организациях и учреждениях. Для изучения общественных явлений статистика использует специальные методы исследования: выборочные наблюдения, группировку, индексный метод и др.

Оперативный учет применяют для наблюдения и контроля за отдельными фактами и операциями хозяйственной деятельности предприятий, организаций, учреждений с целью оперативного на них воздействия.

Оперативный учет вводится в основном в тех случаях, когда необходимо быстрее получить данные о хозяйственных операциях (ежедневные сведения о выпуске продукции, расходе фонда заработной платы, себестоимости продукции, рентабельности, сведения о поставках нефти, газа в другие страны и др.). Вместе с тем он охватывает и те хозяйственные операции, которые не находят непосредственного отражения в бухгалтерском и статистическом учете (явка работников на предприятие и уход с него, работа машин и станков, их простои, режим технологического процесса и т.д.).

Для обеспечения действенности контроля показатели оперативного учета включают только самые необходимые краткие данные. Их часто не документируют, а сообщают устно. Следовательно, оперативный учет характеризуется краткостью и быстротой получения учетных сведений.

Данные оперативного учета часто получают путем непосредственного наблюдения, однако в настоящее время все шире используют различные механические и автоматические измерительные и регистрирующие приборы и устройства.

При оперативном учете пользуются всеми тремя видами измерителей (натуральными, трудовыми, стоимостными), чаще натуральными и трудовыми.

Ряд показателей оперативного учета передают в вышестоящие организации, например, данные о выпуске продукции, обеспеченности сырьем. Такие показатели обобщают и включают в состав оперативной отчетности, которая служит для наблюдения за соответствующими процессами в масштабе отраслей и народного хозяйства.

Понятие налогового учета введено НК РФ. Налоговый учет осуществляется организациями для определения налоговой базы по налогу на прибыль. Для ведения налогового учета используются правильно оформленные бухгалтерские документы. Налоговый учет можно вести в общеустановленных регистрах бухгалтерского учета, в которые при необходимости вводятся соответствующие изменения, или использовать специальные регистры налогового учета.

Определение и основные задачи бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

В данном определении отражены:

  • основные этапы учетного процесса (вначале любой учетный объект наблюдается, затем измеряется, осуществляются его регистрация, дальнейшая обработка учетной информации для ее передачи пользователям);
  • основные отличия бухгалтерского учета от других видов - статистического и оперативного.

Эти отличия следующие. Предмет бухгалтерского учета ограничивается рамками хозяйствующего субъекта. Он уже, чем в статистике, изучающей помимо хозяйственной деятельности другие стороны общественной жизни, но шире, чем в оперативном учете, учитывающем только отдельные стороны хозяйственной деятельности организаций. Поскольку, как уже упоминалось, в бухгалтерском учете отражается вся информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях организации, он должен быть сплошным и непрерывным, что необязательно в статистике и оперативном учете. В бухгалтерском учете его объекты обязательно отражаются в стоимостной оценке, так же необязательной в других видах учета.

Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

Основные задачи бухгалтерского учета:

  • формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности - инвесторам, кредиторам и др.;
  • обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Пользователи бухгалтерской информации

Пользователей бухгалтерской информации можно разделить на три группы:

  • администрация организации;
  • сторонние пользователи информации с прямым финансовым интересом;
  • сторонние пользователи информации с непрямым (косвенным) финансовым интересом.

Администрация организации - это совет директоров, высший управленческий персонал, менеджеры, руководители и специалисты подразделений.

Представители администрации являются одними из основных пользователей бухгалтерской информации, состав которой для каждого представителя определяется в зависимости от функций, выполняемых им, и его должности. Собственников, совладельцев и первых руководителей организации, например, больше всего интересуют прибыльность и ликвидность организации (соотношение платежных средств и обязательств); менеджеров - информация о сумме и норме прибыли, достаточности денежных средств, себестоимости и рентабельности отдельных изделий и т.п.

Основными критериями при определении состава информации для каждого работника администрации являются:

Сторонние пользователи бухгалтерской информации с прямым финансовым интересом - это сегодняшние или потенциальные инвесторы, банки, поставщики основных средств и производственных запасов и другие кредиторы. Они пользуются в основном информацией, содержащейся в бухгалтерской отчетности. На основании данных отчетности они делают выводы о финансовых перспективах в будущем, о ликвидности и платежеспособности организации.

Сторонние пользователи бухгалтерской информации с косвенным финансовым интересом - это налоговые органы, казначейство, департамент регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Минфина России, аудиторские фирмы, Госкомстат, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, органы планирования экономики и другие пользователи (фондовые биржи, работники профессиональных союзов, научные консультанты, покупатели и др.).

Налоговые органы и казначейство, в отличие от других сторонних пользователей информации, имеют право пользоваться не только отчетной, но и всей другой учетной информацией, необходимой для проверки правильности уплаты федеральных, республиканских и местных налогов на прибыль (доходы), налогов на добавленную стоимость (НДС) и на заработную плату, акцизов. Вся учетная информация представляется ревизорам вышеназванного департамента Минфина России и вышестоящих органов управления, а также аудиторам, осуществляющим по договору аудиторскую проверку.

Представителям Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и фондов медицинского страхования представляется учетная информация, необходимая для проверки правильности отчислений в указанные фонды.

Сторонние пользователи, имеющие право на использование всей или части внутренней учетной информации, обязаны хранить коммерческую тайну организации.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется руководителем организации. Целесообразно указанный перечень оформлять приказом руководителя.

Остальные сторонние пользователи информации используют в основном данные бухгалтерской отчетности (как правило, для оценки финансового состояния). В органы Госкомстата представляется статистическая отчетность, при составлении которой, как правило, используются данные бухгалтерского учета.

Объекты бухгалтерского учета и их классификация

Предмет бухгалтерского учета - хозяйственная деятельность организации. Объектами, или составными частями, предмета бухгалтерского учета являются имущество (хозяйственные средства, активы) организации; обязательства организации (источники формирования ее имущества); хозяйственные операции, вызывающие изменение имущества и источников их формирования.

Активы - это хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем.

Будущие экономические выгоды - это потенциальная возможность активов прямо или косвенно способствовать притоку денежных средств в организацию. Считается, что актив принесет в будущем экономические выгоды организации, когда он может быть:

а) использован обособленно или в сочетании с другими активами в процессе производства продукции, работ, услуг, предназначенных для продажи;
б) обменен на другой актив;
в) использован для погашения обязательств;
г) распределен между собственниками организации.

Материально-вещественная форма актива и юридические условия его использования не являются критериями отнесения его к активам.

В зависимости от состава и функциональной роли (характера использования) имущество организации разделяют на две группы: внеоборотные активы (основной капитал) и оборотные активы (оборотный капитал) (рис. 1.1).

Состав имущества организации

Внеоборотные активы включают в себя основные средства, оборудование к установке, нематериальные активы, доходные вложения в материальные ценности, незавершенные капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения и некоторые другие.

Основные средства в практике планирования и учета - это средства труда, используемые при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг в течение более одного года. Они применяются в различных сферах приложения общественного труда (материальное производство, товарное обращение и непроизводственная сфера). Основные средства участвуют в процессе производства длительное время, сохраняя при этом натуральную форму. Их стоимость переносится на создаваемую продукцию не сразу, а постепенно, частями, по мере износа.

Нематериальные активы - это объекты долгосрочного пользования, не имеющие физической основы, но имеющие стоимостную оценку и приносящие доход: объекты интеллектуальной собственности (исключительные права на изобретения, промышленный образец, полезную модель, программы для ЭВМ, базы данных, товарный знак и знак обслуживания, наименование места происхождения товара, на селекционные достижения и др.), а также деловая репутация организации. Как и основные средства, нематериальные активы переносят свою стоимость на создаваемый продукт не сразу, а постепенно, частями, по мере амортизации.

Доходные вложения в материальные ценности - это вложения организации в часть имущества, здания, помещения, оборудование и другие ценности, имеющие материально-вещественную форму, предоставляемые организацией за плату во временное пользование.

Капитальные вложения - это затраты на строительно-монтажные работы, приобретение оборудования, инструмента, прочие капитальные работы и затраты (проектно-изыскательские, геолого-разведочные и буровые работы и др.).

Финансовые вложения - это инвестиции организации в государственные ценные бумаги (облигации и другие долговые обязательства), ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, предоставленные другим организациям займы. Финансовые вложения на срок более одного года считают долгосрочными, на срок до одного года - краткосрочными. В состав внеоборотных активов включают только долгосрочные финансовые вложения.

Внеоборотные активы отражаются в первом разделе актива баланса.

Оборотные активы (оборотный капитал) состоят из материальных оборотных средств, денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и средств в расчетах.

Материальные оборотные средства - это сырье и материалы, топливо, полуфабрикаты, незавершенное производство, животные на выращивании и откорме, расходы будущих периодов, готовая продукция, предназначенная для реализации, т.е. находящаяся на складе или отгруженная покупателям.

Денежные средства образуются из остатков наличных денег в кассе организации, на расчетном счете и других счетах в банках.

Средства в расчетах включают различные виды дебиторской задолженности, под которой понимаются долги других организаций или лиц данной организации. Должники называются дебиторами. Дебиторская задолженность состоит из задолженности покупателей за купленную у данной организации продукцию, задолженности подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и пр.

Оборотные активы отражаются во втором разделе актива баланса.

В зависимости от источников образования и целевого назначения имущество организаций разделяют на собственное (собственный капитал) и заемное (заемный капитал, созданный за счет обязательств) (рис. 1.2).

Собственный капитал - это вложения собственника и прибыль, накопленная за время деятельности организации. При определении финансового положения организации величина капитала определяется как разница между активами и обязательствами (чистая стоимость имущества).

Источники формирования имущества организации

Собственный капитал может состоять из уставного, добавочного и резервного капитала, фондов специального назначения, накоплений нераспределенной прибыли, целевых финансирования и поступлений. Собственный капитал отражен в первом разделе пассива баланса. Определения составных частей собственного капитала будут приведены в главе 2.

Обязательство - это существующая на отчетную дату задолженность организации, которая является следствием свершившихся проектов ее хозяйственной деятельности и расчеты по которой должны привести к оттоку активов. Обязательство может возникнуть в силу действия договора или правовой нормы, а также обычаев делового оборота.

Погашение обязательств предполагает обычно отток соответствующих активов в виде выплаты денежных средств или передачи других активов (оказания услуг).

Погашение обязательств может происходить также в форме замены обязательств одного вида другим, преобразования обязательств в капитал, снятия требований со стороны кредитора.

Обязательствами организаций являются краткосрочные и долгосрочные кредиты банка, заемные средства, кредиторская задолженность, обязательства по распределению.

Краткосрочные ссуды организация получает на срок до одного года под запасы товарно-материальных ценностей, расчетные документы в пути и другие нужды, а долгосрочные - на срок от одного года на внедрение новой техники, организацию и расширение производства, механизацию производства и др.

Кредиторская задолженность - это задолженность данной организации другим организациям, которые называются кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками, а кредиторов, которым предприятие должно по нетоварным операциям, - прочими кредиторами.

Заемные средства - это полученные от других организаций займы под векселя и другие обязательства, а также средства от выпуска и продажи акций и облигаций организации. Займы, полученные на срок до одного года, являются краткосрочными, а на срок более одного года - долгосрочными.

Обязательства по распределению - это задолженности рабочим и служащим по заработной плате, органам социального страхования и налоговым органам по платежам в бюджет. Они появляются в связи с тем, что момент возникновения долга не совпадает со временем его уплаты. Обязательства по распределению по своему экономическому содержанию существенно отличаются от других привлеченных средств, так как образуются путем начисления, а не поступают со стороны.

Основные хозяйственные процессы промышленной организации - снабжение, производство и реализация продукции. Эти процессы состоят из отдельных хозяйственных операций, содержанием которых являются движение средств, смена одной формы имущества другой. Например, при реализации готовой продукции имущество организации меняет товарную форму на денежную.

У организации могут быть и другие хозяйственные операции - по ремонту основных средств, капитальному строительству и др. Однако основное содержание ее работы составляют процессы снабжения, производства и реализации продукции. Они взаимосвязаны, дополняют друг друга и являются объектами бухгалтерского учета.

Оценка имущества и обязательств

Оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку:

  • имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования;
  • имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления.

Фактически произведенные расходы включают в себя затраты на приобретение имущества, уплачиваемые проценты по предоставленному коммерческому кредиту, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, таможенные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые сторонней организацией.

Текущая рыночная стоимость формируется на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем.

При определении рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения о стоимости отдельных объектов основных средств.

Стоимость изготовления - это фактически произведенные затраты на изготовление объекта имущества (стоимость израсходованных сырья, материалов, топлива и др.).

Стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.

При невозможности установить стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость объектов, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами, определяется исходя из стоимости, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные объекты.

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции.

Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

С середины 1990-х годов в России начали распространяться корпоративные системы документооборота, которые предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом, в том числе выполнение справочно-информационной аналитической работы, использование электронного документооборота, осуществление централизованного контроля за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях.

Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки _______________________ верить
                                 (новый текст или сумма)

 Дата                                                     Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка, или таксировка, документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.

Разметка, или контировка, - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело в качестве приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2009 г., составленный в 2010 г., должен быть отнесен к 2009 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них пофамильно в алфавитном порядке. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ".

В данном постановлении указывается, что часть документов АО должна храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Федеральной архивной службой России:

  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • внутренние документы общества;
  • иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, органами управления общества.

Остальные документы по срокам хранения разделены на три группы:

  • не менее одного года - документы месячной бухгалтерской отчетности и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральным законом;
  • не менее пяти лет - документы бухгалтерского учета общества и квартальной бухгалтерской отчетности, отчеты независимых оценщиков, квартальные отчеты эмитентов за II, III, IV кварталы отчетного года;
  • постоянно - годовые отчеты общества, квартальные отчеты эмитента за I квартал финансового года, учредительные документы общества, протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии, заседаний коллегиального исполнительного органа и ряд других документов.

Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75-В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организаций документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом, а в структурных подразделениях - их руководителями.

Общества, имеющие собственный архив, все расходы по хранению документов учитывают в составе общехозяйственных расходов.

Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решение экспертной комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.

В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в Государственный архив. Если общество имело договор с учреждением Государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, то эти документы также передаются в Государственный архив.

Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

Отсутствие документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответствии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляют акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре - из пожарной части, о краже - из милиции и т.д.).

При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.

Счета и двойная запись

Понятие о счетах бухгалтерского учета. Непрерывное текущее наблюдение и контроль за хозяйственными операциями и за изменениями в составе имущества и источников его формирования осуществляются с помощью системы счетов бухгалтерского учета.

Счета открываются на каждый экономически однородный вид имущества, источников его формирования и хозяйственных операций в соответствии с классификацией объектов учета (счета "Касса", "Расчетные счета", "Основные средства", "Уставный капитал" и др.). Счет имеет форму двусторонней таблицы с графами "Дебет" и "Кредит"*(1).

Счет _______________________________
         (наименование счета)
Дебет                                             Кредит
-----------------------------T------------------------------
                             ¦

В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различают активные и пассивные счета бухгалтерского учета.

Активные счета предназначены для учета имущества организации (счета "Касса", "Расчетные счета", "Основные средства" и др.). Пассивные счета предназначены для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации) (счета "Уставный капитал", "Добавочный капитал" и др.).

Запись на счетах начинают с указания начального остатка, или начального сальдо*(2), имущества либо источников его формирования. При этом в активных счетах начальный остаток отражается по дебету, а в пассивных - по кредиту счета.

Затем на счетах отражают все операции, вызывающие изменения начальных остатков. Суммы, увеличивающие начальный остаток, записывают на стороне остатка, а суммы, уменьшающие начальный остаток, - на противоположной стороне. Следовательно, в активных счетах увеличение будет отражаться по дебету счета, а уменьшение - по кредиту; в пассивных, наоборот, увеличение - по кредиту счета, уменьшение - по дебету. Если сложить суммы всех операций, записанных на сторонах счета, то получаются обороты счета. Итоговая сумма, записанная по дебету счета, называется дебетовым, а по кредиту счета - кредитовым оборотом. При подсчете оборотов начальный остаток не учитывается.

Конечный остаток (конечное сальдо) по счету определяют, прибавляя к начальному остатку оборот той же стороны счета и вычитая из полученного итога оборот противоположной стороны. Конечный остаток записывают на той же стороне, что и начальный остаток. Следовательно, для установления конечного сальдо в активных счетах к начальному сальдо прибавляют оборот по дебету и вычитают оборот по кредиту. Новый остаток записывают по дебету счета, но возможно, что его не будет.

В пассивных счетах для определения конечного сальдо к начальному остатку прибавляют оборот по кредиту и вычитают оборот по дебету. Новый остаток отражают по кредиту счета; возможно, что его не будет. Если первоначального остатка не было, то сальдо на конец отчетного периода находят вычитанием из большего оборота меньшего. Записывают его на той стороне счета, на которой была отражена сумма большего оборота.

Схема строения активных и пассивных счетов такова:

         Активный счет                        Пассивный счет
 Дебет                   Кредит       Дебет                   Кредит
-----------------T----------------   ---------------T----------------
Начальное сальдо ¦                                  ¦Начальное сальдо
Увеличение (+)   ¦  Уменьшение (-)   Уменьшение (-) ¦Увеличение (+)
Конечное сальдо  ¦                                  ¦Конечное сальдо

Помимо счетов для учета имущества организации (активных) и источников его формирования (пассивных) в бухгалтерском учете используют активно-пассивные счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования.

Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое либо кредитовое) и с двусторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно). Счетом с односторонним сальдо является счет "Прибыли и убытки". Если у организации суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше сумм расходов, то разница между ними показывает убыток и сальдо по счету будет дебетовым.

К активно-пассивным счетам с двусторонним развернутым сальдо относится счет "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую, а сальдо по кредиту - кредиторскую задолженность. Расчеты с дебиторами и кредиторами объединяют на одном счете для того, чтобы не открывать разные счета для организаций и учреждений, которые могут быть в разное время дебиторами и кредиторами.

В данном активно-пассивном счете записи по дебету могут иметь разное значение: либо увеличение дебиторской, либо уменьшение кредиторской задолженности. Разное значение имеет и запись по кредиту счета: либо увеличение кредиторской, либо уменьшение дебиторской задолженности.

Приведенная нами схема счета является упрощенной - на практике используются счета более сложной формы. Счета открывают и ведут в книгах, карточках и на свободных листах. Самая распространенная форма счета такова:

Для учета материальных ценностей пользуются счетом другой формы, в который помимо денежных измерителей вносят натуральные показатели.

Сущность и значение двойной записи на счетах

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изменения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается. При отражении операций на счетах, органически связанных с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяйственная операция также будет вызывать двойные и равновеликие изменения. Это позволяет отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.

Сущность двойной записи состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьей. Бухгалтерские статьи часто называют бухгалтерскими проводками, бухгалтерскими записями, реже - счетными формулами. Составить бухгалтерскую проводку - значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции.

Сущность двойной записи можно рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого на основании каждой статьи начального баланса необходимо открыть отдельные счета (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Баланс (начальный)
АктивСумма, руб.ПассивСумма, руб.
1. Основные средства50 0001. Уставный капитал60 000
2. Материалы20 0002. Кредиты банка20 000
3. Касса1 0003. Расчеты с поставщиками10 000
4. Расчетный счет29 0004. Расчеты по оплате труда10 000
Баланс100 000Баланс100 000

Первая операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10 000 руб.

Операция вызывает изменение на счетах "Касса" и "Расчетные счета". Оба они являются активными счетами, поскольку на них отражается имущество организации. Денежные средства в кассе увеличились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета "Касса" (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета "Расчетные счета" (уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета). Следовательно, по первой операции нужно сделать следующую запись:

                              ¬
Дебет счета "Касса"           ¦
                              ¦> 10 000 руб.
Кредит счета "Расчетные счета"¦
                              -

На основании составленной бухгалтерской проводки 10 000 руб. записывают в дебет счета "Касса" и кредит счета "Расчетные счета" (запись обозначена цифрой 1, соответствующей номеру операции). По первой хозяйственной операции счета "Касса" и "Расчетные счета" оказались взаимосвязанными (корреспондирующимися).

       Активные счета                        Пассивные счета

    Счет "Основные средства"              Счет "Уставный капитал"

 Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо     50 000¦                                  ¦Сальдо        60 000
-----------------¦                                  ¦--------------------
Оборот         - ¦Оборот       -     Оборот       - ¦Оборот            -
Сальдо     50 000¦                                  ¦Сальдо        60 000

    Счет "Материалы"                    Счет "Расчеты по краткосрочным
                                              кредитам и займам"

 Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо     20 000¦                                  ¦Сальдо        20 000
-----------------¦                                  ¦--------------------
3)         20 000¦                                  ¦2)             5 000
Оборот     20 000¦Оборот      -       Оборот      - ¦Оборот         5 000
Сальдо     40 000¦                                  ¦Сальдо        25 000

    Счет "Касса"                            Счет "Расчеты с поставщиками
                                                     и подрядчиками"
Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо     10 000¦                                  ¦Сальдо        10 000
-----------------¦                                  ¦--------------------
1)         10 000¦4)       10 000     2)       5 000¦3)            20 000
Оборот     10 000¦Оборот   10 000     Оборот   5 000¦Оборот        20 000
Сальдо      1 000¦                                  ¦Сальдо        25 000

    Счет "Расчетные счета"                 Счет "Расчеты с персоналом
                                                  по оплате труда"
Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо     29 000¦                                  ¦Сальдо        10 000
-----------------¦                                  ¦--------------------
                 ¦1)       10 000     4)      10 000¦
Оборот        -  ¦Оборот   10 000     Оборот  10 000¦Оборот            -
Сальдо     19 000¦                                  ¦Сальдо            -

Вторая операция. Оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка на 5000 руб. По этой операции корреспондируются два счета: "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" является пассивным, так как его остаток отражает источник обязательства организации. Задолженность перед поставщиками уменьшается, уменьшение в пассивном счете отражается по дебету счета, поэтому счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" надо дебетовать на 5000 руб. Счет "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" также является пассивным. Остаток его увеличивается на 5000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму.

Следовательно, по второй операции должна быть составлена следующая бухгалтерская проводка:

                                                          ¬
Дебет счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"       ¦
                                                          ¦> 5 000 руб.
Кредит счета "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" ¦
                                                          -

На основании составленной проводки 5000 руб. заносят в дебет счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и в кредит счета "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" (запись обозначена цифрой 2).

Третья операция. Поступили от поставщиков материалы на сумму 20 000 руб. По операции корреспондируются счета "Материалы" и "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Счет "Материалы" активный, запасы материала увеличиваются, поэтому он будет дебетоваться на 20 000 руб. Счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, он будет кредитоваться на сумму 20 000 руб. По третьей операции будет составлена следующая бухгалтерская проводка:

                                                     ¬
Дебет счета "Материалы"                              ¦
                                                     ¦> 20 000 руб.
Кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ¦
                                                     -

В соответствии с проводкой записывают 20 000 руб. в дебет счета "Материалы" и в кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Четвертая операция. Выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим в размере 10 000 руб.

По операции корреспондируются два счета: "Касса" и "Расчеты с персоналом по оплате труда". Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет "Касса" надо кредитовать на 10 000 руб. Одновременно происходит уменьшение сальдо на пассивном счете "Расчеты с персоналом по оплате труда", который надо дебетовать. Бухгалтерская проводка будет иметь вид:

                                                  ¬
Дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда"¦
                                                  ¦> 10 000 руб.
Кредит счета "Касса"                              ¦
                                                  -

Следовательно, 10 000 руб. записывают в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда" и в кредит счета "Касса".

После отражения всех операций на счетах подсчитывают обороты и выводят конечные сальдо счетов. Они полностью совпадают с суммами аналогичных статей баланса, составленного после отражения всех операций (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Баланс (конечный)
АктивСумма, руб.ПассивСумма, руб.
1. Основные средства50 0001. Уставный капитал60 000
2. Материалы40 0002. Кредиты банка25 000
3. Касса1 0003. Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате труда25 000
4. Расчетный счет19 0004. Расчеты с персоналом по оплате труда-
Баланс110 000Баланс110 000

Приведенные операции, так же как и в балансе, охватывают все возможные типы изменений на счетах бухгалтерского учета: изменения только в активных счетах, только в пассивных счетах, в активных и пассивных счетах в сторону увеличения, в активных и пассивных счетах в сторону уменьшения.

Все рассмотренные хозяйственные операции отражались в равной сумме по дебету одного и по кредиту другого счета. Итог дебетовых оборотов всех счетов должен быть равен итогу кредитовых оборотов. Действительно, в примере сумма итогов дебетовых и кредитовых оборотов получилась равной и составила 45 000 руб. Нарушение равенства свидетельствует об ошибке в учете. Следовательно, с помощью двойной записи можно обнаружить ошибки в бухгалтерских записях, в этом состоит ее контрольное значение.

Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное значение, так как показывает, откуда (или за счет каких источников) поступили средства и куда они направляются. Например, корреспонденция счетов показывает, что деньги поступили в кассу с расчетного счета. По корреспонденции можно установить экономический смысл, содержание каждой хозяйственной операции.

                                ¬
Дебет счета "Касса"             ¦
                                ¦> 10 000 руб.
Кредит счета "Расчетные счета"  ¦
                                -

Составление бухгалтерских статей (проводок). Хронологические и систематические записи. Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, которые подвергают бухгалтерской обработке.

Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе, т.е. составление бухгалтерских проводок - контировка. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной операции, называется, как уже отмечалось, бухгалтерской проводкой (статьей, счетной формулой, бухгалтерской записью). Различают простые бухгалтерские проводки, в которых корреспондируются только два счета (все составленные ранее проводки - простые), и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.

Пример

От подотчетного лица поступили на склад материалы на сумму 2000 руб., остаток подотчетной суммы (100 руб.) он сдал в кассу. Бухгалтерская проводка по этой операции:

Дебет счета "Материалы" _______________________________ 2 000 руб.
Дебет счета "Касса" ___________________________________   100 руб.
Кредит счета "Расчеты с подотчетными лицами" __________ 2 100 руб.

Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).

Мемориальный ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер (шифр), поэтому при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счетов, а их номера (счет "Касса" - N 50, счет "Расчетные счета" - N 51).

Мемориальный ордер N 1
запись за январь 200__ г.

3 января 200__ г.

Основание (ссылка на документы или содержание операции)По дебету счетаПо кредиту счетаСумма, руб.
По приходному кассовому ордеру N 1"Касса""Расчетные счета"10 000
Итого  10 000

Главный бухгалтер Подпись

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т.е. записывают по определенной системе. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической записью (регистрацией).

Наряду с систематической используется и хронологическая запись, т.е. регистрация хозяйственных операций в той последовательности, в какой они совершаются. Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются. Хронологическая запись ведется для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций. В хронологическом порядке ведутся регистрационные журналы, кассовые книги и другие регистры.

Регистрационный журнал за январь 20___ г.
Порядковый номер мемориального ордераДата ордераСумма по мемориальному ордеру, руб.
13 января10 000
24 января5 000
34 января20 000
45 января10 000
 Итого45 000

В данном регистрационном журнале отражены все операции, по которым составлены бухгалтерские проводки и мемориальные ордера.

Общий итог (45 000 руб.) равен итогам дебетовых и кредитовых оборотов по счетам. Следовательно, на счетах все операции отражены в правильных суммах.

Синтетический и аналитический учет

Рассмотренные счета бухгалтерского учета, как правило, соответствовали статьям баланса. На них отражались обобщенные (синтетические) данные об имуществе и обязательствах организации. Счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими. К ним относятся счета "Основные средства", "Материалы", "Уставный капитал", "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др. Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим. Он ведется только в денежном выражении.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью имущества обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.). Помимо данных об общей сумме задолженности рабочим и служащим нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности. Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов. Следовательно, между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. Каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение к своему синтетическому счету.

Прямую связь между синтетическими и аналитическими счетами можно рассмотреть на следующем примере.

Пример

На начало месяца за подотчетными лицами числилась задолженность в 10 000 руб., в том числе за А.В. Ивановым - 3000 руб., К.И. Петровым - 2500 руб., М.К. Сидоровым - 4500 руб. В кассе находилось 100 000 руб., запасы сырья и материалов составили 150 000 руб.

В течение месяца произошли следующие операции.

1. Поступили на склад материалы, оплаченные А.В. Ивановым из подотчетной суммы, - 2000 руб.
2. Получен в кассу от А.В. Иванова остаток подотчетной суммы - 1000 руб.
3. Согласно авансовому отчету М.К. Сидорова приходуются оплаченные им из подотчетной суммы материалы на 4 500 руб.
4. Выдан из кассы аванс подотчетным лицам:
Иванову А.В. ___________ 2 000 руб.
Сидорову М.К. __________ 3 500 руб.
Итого __________________ 5 500 руб.

По первой операции 2000 руб. следует записать в дебет счета "Материалы" и в кредит счета "Расчеты с подотчетными лицами". Одновременно эту же сумму заносят в кредит аналитического счета А.В. Иванова. Тем самым показывают, что материалы поступили именно от А.В. Иванова, и списывают числящуюся за ним задолженность по подотчетной сумме. Остальные операции следует отражать также одновременно на синтетических и аналитических счетах.

Синтетические счета

    Счет "Материалы"                            Счет "Касса"

 Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо    150 000¦                   Сальдо  100 000¦4)             5 500
-----------------¦                   ---------------¦--------------------
1)          2 000¦                   2)        1 000¦
3)          4 500¦                                  ¦
-----------------¦----------------   ---------------¦--------------------
Оборот      6 500¦Оборот        -    Оборот    1 000¦Оборот         5 500
-----------------¦----------------   ---------------¦--------------------
Сальдо   156 500 ¦                   Сальдо   95 000¦

Счет "Расчеты с подотчетными лицами"

 Дебет                   Кредит
-----------------T----------------
Сальдо     10 000¦1)         2 000
-----------------¦
4)          5 500¦2)         1 000
                 ¦3)         4 500
-----------------¦----------------
Оборот      5 500¦Оборот     7 500
-----------------¦----------------
Сальдо      8 000¦

Аналитические счета

   Счет Иванова А.В.                           Счет Петрова К.И.

 Дебет                   Кредит       Дебет                       Кредит
-----------------T----------------   ---------------T--------------------
Сальдо      3 000¦1)         2 000   Сальдо    2 500¦
-----------------¦                   ---------------¦
4)          2 000¦2)         1 000                  ¦
-----------------¦----------------   ---------------¦--------------------
Оборот      2 000¦Оборот     3 000   Оборот      -  ¦Оборот           -
-----------------¦----------------   ---------------¦--------------------
Сальдо     2 000 ¦                   Сальдо    2 500¦


       Счет Сидорова М.К.

 Дебет                   Кредит
-----------------T----------------
Сальдо      4 500¦
-----------------¦
4)          3 500¦3)         4 500
-----------------¦----------------
Оборот      3 500¦Оборот     4 500
-----------------¦----------------
Сальдо      3 500¦

После подсчета оборотов и выявления конечного сальдо на синтетических и аналитических счетах подтверждается вывод о прямой связи между синтетическими и аналитическими счетами. Действительно, начальное сальдо синтетического счета "Расчеты с подотчетными лицами" (10 000 руб.) равно сумме начальных остатков всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (3000 + 2500 + 4500). Дебетовый оборот синтетического счета (5500 руб.) равен сумме дебетовых оборотов всех аналитических счетов (2000 + 0 + 3500), а кредитовый оборот (7500 руб.) - сумме всех кредитовых оборотов (3000 + 0 + 4500). Конечное сальдо синтетического счета "Расчеты с подотчетными лицами" (8000 руб.) равно сумме конечных сальдо всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (2000 + 2500 + 3500).

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту синтетического счета, отражается в той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение к своему синтетическому счету.

Не все синтетические счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета "Касса", "Расчетные счета" и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (счета "Расчеты с подотчетными лицами", "Основные средства" и др.).

Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение к синтетическому счету "Расчеты с подотчетными лицами" открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Так же обстоит дело и со счетами "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др.

Однако такое простое построение аналитического учета не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами. Субсчет - это промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый из субсчетов объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счетами второго порядка, в то время как синтетические счета называются счетами первого порядка. Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере счета 10 "Материалы". В дополнение к этому синтетическому счету открывают следующие субсчета:

1 "Сырье и материалы";
2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали";
3 "Топливо";
4 "Тара и тарные материалы";
5 "Запасные части";
6 "Прочие материалы";
7 "Материалы, переданные в переработку на сторону";
8 "Строительные материалы";
9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" и др.

В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открываются аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (мука, сахарный песок, шпагат, марля и т.п.).

Количество групп счетов аналитического учета может быть большим, чем это показано по счету 10 "Материалы". Например, если у организации будет несколько материальных складов, то нужно сначала открыть аналитические счета для каждого склада, затем - по видам материальных ценностей. Количество групп счетов аналитического учета зависит в основном от сложности хозяйственной деятельности организации, целей и задач учета.

Оборотные ведомости

Оборотные ведомости служат главным образом для обобщения, проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и составления нового баланса. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Форма и порядок записи в оборотной ведомости по синтетическим счетам приведены в табл. 1.3.

Для составления оборотной ведомости использованы данные о начальных остатках, оборотах и конечных остатках синтетических счетов, приведенных на с. 24, 25.

В оборотной ведомости по синтетическим счетам должно быть по итогу три равенства: первое - остатков на начало отчетного периода по дебету и кредиту; второе - оборотов по дебету и кредиту; третье - остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает стоимость всего имущества организации на начало отчетного периода, а итог по кредиту - сумму источников этого имущества, т.е. они отражают баланс организации на начало отчетного периода.

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах, при которой каждая операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Таблица 1.3

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за январь 200__ г.
N п/пНаименование счетаОстаток на 1 январяОборот за месяцОстаток на 1 февраля
ДебетКредитДебетКредитДебетКредит
1Основные средства50 000---50 000-
2Материалы20 000-20 000-40 000-
3Касса1 000-10 00010 0001 000-
4Расчетные счета29 000--10 00019 000-
5Уставный капитал-60 000---60 000
6Расчеты по краткосрочным кредитам и займам-20 000-5 000-25 000
7Расчеты с поставщиками и подрядчиками-10 0005 00020 000-25 000
8Расчеты с персоналом по оплате труда-10 00010 000---
 Итого100 000100 00045 00045 000110 000110 000

Третье равенство объясняется так же, как и первое, только дебетовые и кредитовые остатки показывают баланс уже не на начало, а на конец отчетного периода. Кроме того, третье равенство обусловлено первыми двумя (если начальные сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны, равны итоги оборотов по этим счетам, то и конечные сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны).

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам имеет большое контрольное значение, так как свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета.

Однако не все ошибки, допущенные в учете, выявляются при составлении оборотной ведомости по синтетическим счетам. Так, не будут нарушены равенства при записи одной и той же операции на счетах несколько раз, при пропуске операций, при записи операций в неправильной, но равной сумме по дебету и кредиту. Для выявления подобных ошибок итоги оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяют с итогом хронологической записи (регистрационным журналом). Так, итог оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам (см. табл. 1.3) равен итогу регистрационного журнала (см. с. 28) - 45 000 руб.

В оборотную ведомость по синтетическим счетам включены сведения об остатках на счетах на конец отчетного периода. Это позволяет применять оборотную ведомость по синтетическим счетам для составления нового баланса, так как основная часть статей баланса соответствует наименованиям синтетических счетов.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам используется для получения обобщенных сведений о состоянии и изменении имущества и обязательств организации, так как в ней содержатся сведения об остатках и движении отдельных групп или видов имущества и обязательств.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют по различным формам. Если аналитический учет ведется только в денежном выражении, то оборотная ведомость по аналитическим счетам составляется по форме оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Если аналитический учет ведется не только в денежном, но и в натуральном выражении, то в форме оборотной ведомости по аналитическим счетам предусматриваются колонки не только для стоимостных, но и для натуральных измерителей с указанием единицы измерения.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам, так же как и оборотные ведомости по синтетическим счетам, составляются главным образом для проверки правильности записей по аналитическим счетам. Итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с итогами соответствующего синтетического счета - они должны быть обязательно равны.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам используют также для наблюдения и контроля за состоянием и движением отдельных видов имущества и их источников.

Оборотную ведомость по аналитическим счетам разных дебиторов и кредиторов, которые открываются в дополнение к синтетическому счету "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", применяют, кроме того, для выведения конечных остатков активно-пассивного счета "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

План счетов бухгалтерского учета

В Плане счетов бухгалтерского учета приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета устанавливает единые подходы к применению Плана счетов и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

С 1 января 2001 г. в России действуют План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. С 1991 по 2000 г. в России действовал План счетов, утвержденный приказом Минфина СССР от 11 ноября 1991 г. N 56.

План счетов 2001 г. (см. приложение 1) является единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи.

На основании Плана счетов и Инструкции по его применению организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета).

Для учета специфических операций организации могут по согласованию с Министерством финансов вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить, исключать или объединять дополнительные субсчета.

Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведенные в Плане счетов, - она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы. Например, если организация выпускает один вид продукции или оказывает один вид услуг, то все расходы можно считать прямыми и в этом случае отпадает необходимость в использовании счетов 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы".

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из положений Инструкции по применению Плана счетов и нормативных актов по отдельным разделам учета (учета основных средств, материалов и т.п.).

Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается количество применяемых счетов.

В едином Плане счетов счета сгруппированы в восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов. В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Разделы расположены в определенной последовательности, в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте: разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса (раздел I "Внеоборотные активы", раздел II - "Производственные запасы"), затем разделы со счетами издержек производства, готовой продукции и товаров, денежных средств и расчетов (разделы III-VI). Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества и процессов в сферах производства и обращения. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности - от труднореализуемого к легкореализуемому. В последующих разделах (VII, VIII) отражены капитал и финансовые результаты организации.

Учетные регистры

Записать операцию на счетах - значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей. В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой - их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления в учетных записях. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом "красное сторно".

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней "исправлено" и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и приуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами - 30 000 руб. (40 000 - 10 000), нужно составить дополнительную проводку.

Если в записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно", суть которого состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Пример

В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40 000 руб. Ошибочно была составлена следующая проводка:

                                                        ¬
1) Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"¦
                                                        ¦> 40 000 руб.
   Кредит счета 50 "Касса"                              ¦
                                                        -

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных лиц).

Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры.

                                                        ¬
1а) Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате      ¦  -------------¬
    труда"                                              ¦> ¦-40 000 руб.¦
    Кредит счета 50 "Касса"                             ¦  L-------------
                                                        -

После этого составляют правильную проводку:

                                                        ¬
1б) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"      ¦
                                                        ¦> 40 000 руб.
    Кредит счета 50 "Касса"                             ¦
                                                        -

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

 Дебет                            Кредит
-----------------------T----------------
1)               40 000¦
              --------¬¦
1а)           ¦-40 000¦¦
              L--------¦
-----------------------¦
Оборот              -  ¦
(40 000 - 40 000)      ¦
Сальдо              -  ¦

Счет 50 "Касса"

 Дебет                                 Кредит
-----------------------T----------------------
Сальдо          100 000¦1)             40 000
-----------------------¦             --------¬
                       ¦1а)          ¦-40 000¦
                       ¦             L--------
                       ¦1б)            40 000
-----------------------+----------------------
Оборот              -  ¦Оборот         40 000
                       ¦(40 000 - 40 000 +
                       ¦40 000)
-----------------------¦----------------------
Сальдо          60 000 ¦

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
 Дебет                                Кредит
-----------------------T--------------------
1б)              40 000¦
-----------------------¦
Оборот           40 000¦
-----------------------¦
Сальдо           40 000¦

Способ "красное сторно" применяют для исправления ошибок также в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции. Способ "красное сторно" применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, связью между документами и регистрами, а также между регистрами и способом записи в них, т.е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время в организациях применяются мемориально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы учета. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 1.3.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при этой форме учета легко разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Недостатки мемориально-ордерной формы учета:

  • трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
  • отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетического, его громоздкость;
  • формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования компьютеров. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: компьютерный носитель информации - компьютер - выходная информация. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление им большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

Предприятиям малого бизнеса разрешено применять упрощенную форму учета (рис. 1.4), при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Упрощенная форма бухгалтерского учета Журнал-главная

Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса, отражения операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в главе 16 (§ 16.3). Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса, отчетов о прибыли и убытках и движении денежных средств (табл. 16.2, 16.6, 16.7).

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки, соблюдая общие методологические принципы, а также технологию обработки учетной информации.

Организация бухгалтерского учета

В соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

  • учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
  • ввести в штат должность бухгалтера;
  • передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
  • вести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично - обычно эти функции выполняет бухгалтерия или бухгалтер. В этом случае руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом РФ "О бухгалтерском учете".

Основой организации первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам.

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая будет применена на данном предприятии, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях, кроме составления первичных документов, ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

  • материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;
  • учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
  • производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
  • учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
  • общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях, кроме перечисленных, обычно имеются группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная (работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

Общая схема структуры бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций приведена на рис. 1.5.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Основным назначением графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, расчет времени выполнения работ, определение мероприятий по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указываются работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительное время (месяц, квартал и т.д.).

Структура бухгалтерского аппарата

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т.п.).

В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.п.) по организации в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение несет главный или старший бухгалтер организации. Графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.

Пример составления графика документооборота приведен в табл. 1.4.

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

В соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете" главный бухгалтер (или бухгалтер - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации.

Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный (старший) бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне оклада заместителя руководителя организации.

При освобождении главного бухгалтера он сдает дела вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя организации). В процессе сдачи дел проверяются состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных и составляется соответствующий акт, утверждаемый руководителем организации.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2005 г. N 82 "Об утверждении Положения о порядке передачи информации в Федеральную службу по финансовому мониторингу адвокатами, нотариусами и лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность в сфере оказания юридических или бухгалтерских услуг" организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, при наличии у них любых оснований полагать, что сделки или финансовые операции осуществляются или могут быть осуществлены в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, обязаны уведомлять об этом Федеральную службу по финансовому мониторингу.

Соответствующая информация представляется в виде письменного документа на бумажном носителе, подписанного индивидуальным предпринимателем, осуществляющим предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, или уполномоченным лицом организации, осуществляющей деятельность в указанной сфере, и заверенного печатью (при ее наличии), или в виде электронного документа, подписанного с использованием в установленном порядке электронной цифровой подписи. Документ должен представляться в Федеральную службу по финансовому мониторингу не позднее рабочего дня, следующего за днем выявления соответствующей операции (сделки).

В представленный документ включаются следующие сведения:

а) сведения, необходимые для идентификации клиента;
б) вид операции (сделки) и основания ее совершения;
в) дата совершения операции (сделки) и сумма, на которую она совершена;
г) обстоятельства, послужившие основанием полагать, что операция (сделка) клиента осуществляется или может быть осуществлена в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основные цели инвентаризации:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, приведенные в Приложениях 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки ее правильности. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где происходила инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (Приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут осуществляться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, происходящие в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

  1. излишек имущества приходуется по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
  2. недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности в России

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения по бухгалтерскому учету - ПБУ), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

1-й уровень: законодательные акты, указы Президента и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации;

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности;

3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина России и других ведомств;

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия.

Основным актом 1-го уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", который определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность.

К первому уровню системы следует отнести также Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы от 29 декабря 1995 г. N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства", от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", постановление Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283 "О Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными учетными стандартами финансовой отчетности" и др.

Учетный стандарт (2-й уровень) можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Учетные стандарты (в отечественном бухгалтерском учете - положения) призваны конкретизировать Закон о бухгалтерском учете и отчетности. В настоящее время в России разработано и утверждено 21 положение по бухгалтерскому учету и отчетности (они приведены в п. 1.17).

На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин России.

Положение по бухгалтерскому учету обычно включает следующие элементы:

  • название и номер ПБУ;
  • общие положения (указываются сфера применения соответствующего ПБУ и условия признания соответствующего объекта учета);
  • определения (основные определения и понятия по соответствующему объекту учета);
  • оценка (указываются различные виды применяемых оценок по объекту);
  • порядок учета (описывается порядок учета наличия и изменения соответствующего объекта учета);
  • раскрытие информации (указывается состав информации, подлежащий раскрытию в составе информации по учетной политике и в бухгалтерской отчетности).

Отечественные ПБУ, в отличие от международных стандартов, носят не рекомендательный, а обязательный характер. Большинством ПБУ предусмотрены различные варианты учета соответствующих объектов.

Методические рекомендации и инструкции (3-й уровень) призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином России и различными ведомствами (только в промышленности СССР действовало 140 отраслевых инструкций). Значительная часть нормативных документов третьего уровня приведены в п. 1.17.

Рабочие документы самого предприятия (4-й уровень) определяют особенности организации и ведения учета в ней.

Основными рабочими документами организации являются:

  • документ по учетной политике предприятия;
  • утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
  • графики документооборота;
  • утвержденный руководителем план счетов бухгалтерского учета;
  • утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Следует отметить, что многие организации ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, план счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом "О бухгалтерском учете" и другими нормативными документами.

Основные нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации

  1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"*(3).
  2. Федеральный закон от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации".
  3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I-IV.
  4. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. Федеральный закон от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ*(3).
  5. Федеральный закон от 29 декабря 1995 г. N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства".
  6. Указания по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого и среднего предпринимательства. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 1995 г. N 331.
  7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н*(3).
  8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов РФ 31 октября 2000 г. N 94н*(3).
  9. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации". ПБУ 1/2008. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 октября 2008 г. N 106н.
  10. Положение по бухгалтерскому учету "Учет договоров строительного подряда". ПБУ 2/2008. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 24 ноября 2008 г. N 116н.
  11. Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость выражена в иностранной валюте". ПБУ 3/2006. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 27 ноября 2006 г. N 154н*(3).
  12. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации". ПБУ 4/1999. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н*(3).
  13. Положение по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. ПБУ 5/2001. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. N 44н*(3).
  14. Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств". ПБУ 6/2001. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2001 г. N 26н*(3).
  15. Положение по бухгалтерскому учету "События после отчетной даты". ПБУ 7/1998. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 25 ноября 1998 г. N 56н*(3).
  16. Положение по бухгалтерскому учету "Условные факты хозяйственной деятельности". ПБУ 8/2001. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 28 ноября 2001 г. N 96н*(3).
  17. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации". ПБУ 9/1999. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. N 32н*(3).
  18. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организаций". ПБУ 10/1999. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. N 33н*(3).
  19. Положение по бухгалтерскому учету "Информация о связанных сторонах". ПБУ 11/2008. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 апреля 2008 г. N 48.
  20. Положение по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам". ПБУ 12/2000. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 27 января 2000 г. N 11н*(3).
  21. Положение по бухгалтерскому учету "Учет государственной помощи". ПБУ 13/2000. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 16 октября 2000 г. N 92н*(3).
  22. Положение по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов". ПБУ 14/2007. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 27 декабря 2007 г. N 10975.
  23. Положение по бухгалтерскому учету "Учет расходов по займам и кредитам". ПБУ 15/2008. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 октября 2008 г. N 107н.
  24. Положение по бухгалтерскому учету "Информация по прекращаемой деятельности". ПБУ 16/2002. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 2 июля 2002 г. N 66н*(3).
  25. Положение по бухгалтерскому учету "Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы". ПБУ 17/2002. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 19 ноября 2002 г. N 115н*(3).
  26. Положение по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль". ПБУ 18/2002. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 19 ноября 2002 г. N 114н*(3).
  27. Положение по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений". ПБУ 19/2002. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 10 декабря 2002 г. N 126н*(3).
  28. Положение по бухгалтерскому учету "Информация об участии в совместной деятельности". ПБУ 20/2003. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 24 ноября 2003 г. N 105н*(3).
  29. Положение по бухгалтерскому учету "Изменения оценочных значений". ПБУ 21/2008. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 октября 2008 г. N 106н.
  30. О формах бухгалтерской отчетности организации. Приказ Министерства финансов РФ от 22 июля 2003 г. N 67н.
  31. О порядке представления бухгалтерской отчетности организации. Письмо Министерства финансов РФ от 29 сентября 2003 г. N 16-0077/31.
  32. Методические рекомендации по раскрытию информации о прибыли, приходящейся на одну акцию. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 21 марта 2000 г. N 29н.
  33. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49.
  34. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 13 октября 2003 г. N 91н*(3).
  35. Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 26 декабря 2000 г. N 135н*(3).
  36. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н*(3).
  37. Типовые методические рекомендации по планированию и учету себестоимости строительных работ. Утверждены приказом Министерства строительства РФ от 4 декабря 1995 г. N БЕ-11-260/7 по согласованию с Министерством экономики РФ и Министерством финансов РФ от 28 ноября 1995 г.
  38. Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 N 64н.
  39. Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации. Утвержден постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а*(3).
  40. О безналичных расчетах в Российской Федерации. Положение Центрального банка РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П.
  41. Методические рекомендации по учету затрат на производство продукции, работ, услуг (проект Министерства финансов РФ).
  42. Основные положения по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях. Утверждены Госпланом СССР, Минфином СССР, Госкомцен СССР ЦСУ СССР 20 июля 1970 г.
  43. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России (Росархивом) 6 октября 2000 г.
  44. Порядок оценки стоимости чистых активов акционерных обществ. Утвержден приказом Министерства финансов РФ и Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг от 29 января 2003 г. N 10н/03-6/пз.
  45. Методические указания по формированию бухгалтерской отчетности при реорганизации предприятий. Приказ Министерства финансов РФ от 20 мая 2003 г. N 44н.
  46. Концепция развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу. Одобрена приказом министра финансов РФ от 1 июля 2004 г. N 180.

Из указанных документов особое место занимают Закон о бухгалтерском учете, Положения о бухгалтерском учете и отчетности 1992, 1994 и 1998 гг., План счетов бухгалтерского учета (1991 и 2000 гг.) и Положение "Учетная политика организации" (1994, 1998 и 2008 гг.). Они предоставили организациям право выбора вариантов учета и оценки соответствующих объектов (оценки готовой продукции, товаров и другого имущества, учета затрат на производство продукции, выпуска продукции, ее реализации и др.) в соответствии с установленной организацией учетной политикой.

В учетную практику введены новые объекты учета - нематериальные активы, финансовые вложения, займы, арендные отношения и др.

Существенно изменена методология учета многих объектов учета - основных средств, капитальных вложений, уставного капитала, прибыли и убытков и др.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях возложена на их руководителей. Организации получили право привлекать для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности сторонние организации и лиц и не иметь бухгалтерию.

Организациям малого бизнеса разрешено совмещать функции бухгалтера и кассира, а также применять упрощенную форму бухгалтерского учета.

Существенно изменена бухгалтерская отчетность. Ее состав, содержание, сроки и адреса представления стали в значительной мере соответствовать международной практике. Бухгалтерская отчетность приобрела характер публичной, доступной для любых сторонних пользователей. Многие организации обязаны представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности аудиторское заключение, подтверждающее достоверность отчетных данных. С введением в учетную практику Положения "Учетная политика предприятия" (с 1 января 1995 г.) в отечественной системе бухгалтерского учета начали использоваться международные бухгалтерские принципы.

Все эти изменения направлены на отражение реальных процессов, происходящих в нашей стране, и на приближение отечественного учета к зарубежному. Они дают основание сделать вывод о том, что период 1991-2010 гг. можно считать первым этапом перехода отечественной системы учета и отчетности к системе, отвечающей требованиям рыночной экономики и международным учетным стандартам.

Основные правила (принципы) бухгалтерского учета

Глубокое изучение и правильное понимание принципов бухгалтерского учета имеют важное значение для уяснения его сущности, принятия рациональных решений по наиболее сложным бухгалтерским проблемам, формирования у работника учета профессионального суждения.

Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены Законом РФ "О бухгалтерском учете", Положением о бухгалтерском учете и отчетности, Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", Планом счетов бухгалтерского учета и некоторыми другими нормативными документами. Эти правила следующие.

1. Обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утверждаемого Минфином России.

2. Учет объектов учета в рублях и на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

3. Осуществление в бухгалтерском учете текущих затрат на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг раздельно от затрат, связанных с капитальными и финансовыми вложениями.

4. Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем организации. Руководитель утверждает также правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

5. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, использование учетных регистров, формы которых разрабатываются Минфином России, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

6. Оценка объектов учета в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления. Применение других методов оценки допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами Минфина России и органов, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.

7. Обязательность проведения инвентаризации имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением установленных законом о бухгалтерском учете случаев обязательного проведения инвентаризаций.

8. Формирование учетной политики для ведения бухгалтерского учета в организации в соответствии с установленными допущениями и требованиями.

Понятия "допущения" и "требования" также являются правилами ведения бухгалтерского учета.

Понятие "допущения" примерно соответствует понятию "основополагающие бухгалтерские принципы" в западном учете. В отечественном учете это понятие относится, по существу, к правилам ведения учета и составления отчетности. При этом указанные в положении по учетной политике допущения не обязательно должны объявляться организацией - их принятие и следование им подразумеваются. Вместе с тем если организация при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности допускает отступления от установленных допущений, то она обязана указать причины этих отступлений.

Положением по учетной политике установлены следующие допущения: имущественной обособленности организации, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики и временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

Допущение имущественной обособленности означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственника и имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации.

В ряде организаций некоторые руководители стремятся использовать в личном домашнем хозяйстве закупленное организацией имущество (холодильники, другая бытовая техника и т.п.). Для обеспечения действенности принципа имущественной обособленности необходимо проверять правильность документального оформления принятого в организацию имущества, его фактическое наличие, отражение этого имущества в инвентаризационных описях.

Допущение имущественной обособленности обусловливает необходимость отражения собственного имущества организации на балансовых счетах, а имущества, принадлежащего другим организациям, - на забалансовых счетах.

Допущение непрерывности деятельности организации означает, что она будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствует намерение ликвидации или существенного сокращения деятельности. Если же указанные намерения у организации имеются, она обязана объявить об этом в учетной политике, формируемой на предстоящий финансовый год, и в пояснительной записке к годовому отчету за истекший финансовый год. Указанное допущение обязательно должно использоваться в аудиторской практике, и аудитор обязан информировать пользователей бухгалтерской отчетности о возможной ликвидации организации или сокращении деятельности.

Допущение последовательности применения учетной политики означает, что выбранная организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. Изменение учетной политики возможно в случае изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета и существенного изменения условий деятельности.

Последовательное применение учетной политики по годам необходимо прежде всего для обеспечения сопоставимости отчетных данных на начало и конец отчетных периодов. Поэтому в случае изменения отдельных элементов учетной политики соответствующие отчетные данные на начало отчетного периода подвергаются корректировке.

Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности означает, что они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того периода, в котором совершены, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Например, начисленная работникам организации оплата труда относится на издержки производства или обращения того периода, в котором она начислена, независимо от фактического времени выплаты начисленной суммы работникам. В международной бухгалтерской практике допущению временной определенности фактов хозяйственной деятельности соответствует основополагающий "принцип начисления".

В международной учетной практике наряду с основополагающими используются и другие бухгалтерские принципы (осторожности, существенности, стоимостной оценки объектов учета и др.).

В отечественной практике в качестве указанных понятий используют понятие "требования". Формируемая организациями учетная политика должна соответствовать требованиям полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности.

Требование полноты означает необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.

Выполнение данного требования обеспечивается обязательным документированием всех хозяйственных операций в организации, своевременным проведением инвентаризации имущества и отражением ее результатов в учете.

Требование своевременности подразумевает необходимость своевременного отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности фактов хозяйственной деятельности.

Выполнение данного требования обеспечивается прежде всего своевременным документальным оформлением фактов хозяйственной деятельности. Как уже отмечалось, первичные бухгалтерские документы должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания.

Требование осмотрительности (осторожности, в западной практике - еще и консерватизма) означает большую готовность к учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых резервов). В западной практике одним из конкретных проявлений данного требования является так называемый асимметричный учет прибылей и убытков, т.е. прибыль отражается в учете только после совершения хозяйственных операций, а убыток может отражаться с момента возникновения предположения о его возможности. Для покрытия таких убытков предусматривается создание специальных резервов, например резервов по сомнительным долгам.

В отечественной практике тоже предусмотрено образование резервов по сомнительным долгам. Они могут создаваться в течение финансового года (ежеквартально) на основе проведенной инвентаризации не погашенной в установленный срок дебиторской задолженности. В западной практике указанные резервы можно создавать в момент образования сомнительной задолженности. Принципиальное различие порядка формирования резервов сомнительных долгов в отечественной и зарубежной учетной практике позволяет сделать вывод о том, что требование осторожности не используется в полной мере в нашей учетной практике.

В настоящее время требование осмотрительности в отечественной практике нужно использовать осторожно, поскольку и без этого требования многие организации стремятся увеличить расходы с целью уменьшения в отчетности прибыли и соответственно налога на прибыль.

С переходом к реальным рыночным отношениям, когда организации будут заинтересованы иметь в отчетности высокую рентабельность (обеспечивающую возможность получения кредитов, нормальные экономические отношения с другими организациями, выплату высоких дивидендов по акциям и продажу их по высоким ценам и т.п.), требование осторожности будет действовать в полной мере.

Требование приоритета содержания перед формой означает, что в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. Например, сам по себе факт выдачи руководителям организации крупных сумм ссуд не является незаконным. Однако если выдача этих сумм осуществляется в период неустойчивого финансового состояния организации, особенно при задержке выплат начисленной оплаты труда из-за отсутствия денежных средств, то данную хозяйственную операцию следует признать неправомерной.

Требование непротиворечивости обусловливает необходимость тождества данных аналитического учета с оборотами и остатками по синтетическим счетам на 1-е число каждого месяца, показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета, а также показателей отчетности на начало и конец периода.

Требование рациональности означает необходимость рационального и экономного ведения бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Во исполнение данного требования необходимо изучить прежде всего возможности повышения уровня механизации и автоматизации учетных работ на всех этапах, начиная с этапа сбора и регистрации информации (применение современных счетчиков, датчиков, измерительных устройств, мерной тары и т.п.). Следует также изучить рациональность структуры аппарата бухгалтерии, уровень квалификации каждого работника бухгалтерии и т.д.

Исходя из требования рациональности следует решать многие вопросы по бухгалтерскому учету, например самим составлять первичные документы по списанию расходов за оказываемые услуги сторонним организациям при задержке поступления от них расчетных документов (за потребленную в декабре электроэнергию счета, как правило, поступают в следующем году).

Учетная политика организации

Понятие и формирование учетной политики. Учетная политика - это выбор организацией вариантов учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техники ведения и организации бухгалтерского учета исходя из установленных допущений и требований и особенностей ее деятельности (организационных, технологических, численности и квалификации учетных кадров, уровня технического оснащения учетных работников и др.).

Следует отметить, что значение учетной политики недооценивается многими организациями, в которых к разработке учетной политики относятся формально, не изучают последствия применения тех или иных ее элементов.

Между тем выбранная организацией учетная политика оказывает существенное влияние на величину показателей себестоимости продукции, прибыли, налогов на прибыль, добавленную стоимость и имущество, показателей финансового состояния организации. Следовательно, учетная политика организации является важным средством формирования величины основных показателей деятельности организации, налогового планирования, ценовой политики. Без ознакомления с учетной политикой нельзя осуществлять сравнительный анализ показателей деятельности организации за различные периоды и тем более сравнительный анализ различных организаций.

Следует также иметь в виду, что по обоснованности и полноте учетной политики организации, ее соответствию новым нормативным документам можно сделать вывод о профессионализме главного бухгалтера, формирующего учетную политику, и руководителя организации, утверждающего учетную политику.

Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (9).

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, и утверждается руководителем организации.

При этом утверждаются:

  • выбранные организацией варианты учета и оценки объектов учета;
  • рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, учетных регистров, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
  • порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации;
  • порядок контроля за хозяйственными операциями;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от места их нахождения.

Вновь созданная организация, возникшая в результате реорганизации, оформляет избранную учетную политику не позднее 90 дней со дня государственной регистрации. Принятая вновь созданной организацией учетная политика считается применяемой со дня государственной регистрации юридического лица.

Изменение учетной политики организации может производиться в случаях:

  • изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;
  • разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;
  • существенного изменения условий деятельности, которое может быть связано с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности, реструктуризацией производства, значительным расширением или уменьшением объемов деятельности и т.д.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляется в порядке, предусмотренном для учетной политики.

Изменение учетной политики должно вводиться с 1 января года (начала финансового года), следующего за годом его утверждения.

Последствия изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации, оцениваются в денежном выражении. Оценка производится на основании выверенных организацией данных на дату, с которой применяется измененный способ ведения бухгалтерского учета.

Последствия изменения учетной политики, вызванного изменением законодательства Российской Федерации или нормативными актами по бухгалтерскому учету, отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в порядке, предусмотренном соответствующим законодательством или нормативным актом. Если соответствующее законодательство или нормативный акт не предусматривает порядок отражения последствий изменения учетной политики, то они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности ретроспективно, за исключением случаев, когда оценка в денежном выражении этих последствий в отношении периодов, предшествующих отчетному, не может быть произведена с достаточной точностью.

Ретроспективный порядок отражения последствий изменения учетной политики распространяется и на все другие случаи изменения учетной политики.

При ретроспективном порядке исходят из предположения применения измененного способа ведения бухгалтерского учета с момента возникновения фактов хозяйственной деятельности данного вида.

Ретроспективное отражение последствий изменения учетной политики заключается в корректировке входящего остатка по статье "Нераспределенная прибыль" за самый ранний представленный в бухгалтерской отчетности период, а также значений связанных статей бухгалтерской отчетности, раскрываемых за каждый представленный в бухгалтерской отчетности период исходя из предположения применения новой учетной политики с момента возникновения фактов хозяйственной деятельности данного вида.

Если оценка последствий изменения учетной политики в отношении периодов, предшествующих отчетному, не может быть осуществлена с достаточной надежностью, то измененный способ ведения бухгалтерского учета применяется в отношении соответствующих фактов хозяйственной деятельности, свершившихся после введения измененного способа (перспективно).

Изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты организации, подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской отчетности. Информация о них должна включать причину изменения учетной политики; оценку последствий изменений в денежном выражении (в отношении отчетного года и каждого иного периода, данные за который включены в бухгалтерскую отчетность за отчетный год); указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшествующие отчетному, скорректированы.

Изменения учетной политики на год, следующий за отчетным, отражаются в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации.

Раскрытие учетной политики. Организация должна раскрывать избранные при формировании учетной политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователями бухгалтерской отчетности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации.

Состав и содержание подлежащей раскрытию в бухгалтерской отчетности информации об учетной политике организации по конкретным вопросам бухгалтерского учета устанавливаются соответствующими положениями по бухгалтерскому учету или законодательными актами и постановлениями Правительства РФ.

Понятие о GAAP, МСФО и директивах ЕС

GAAP (Общепринятые принципы бухгалтерского учета, ОПБУ) - это общий термин, применяемый для описания основ бухгалтерского учета и контроля. В настоящее время наиболее известными являются GAAP США и Великобритании. Следует отметить, что ОПБУ - это динамическая концепция. Вместе с изменением хозяйственной среды меняются и ОПБУ.

Источниками ОПБУ могут являться законодательные документы, нормативы, издаваемые профессиональными бухгалтерскими организациями, и методы учета, разрабатываемые отдельными компаниями при отсутствии правил, касающихся конкретных вопросов. Например, в Великобритании основные принципы бухгалтерского учета изложены в Законе о предприятии (1985 и 1989 гг.), в Германии - в 3-м томе Коммерческого кодекса. В США практически отсутствует законодательство по вопросам бухгалтерского учета. Нормативы бухгалтерского учета издаются профессиональными организациями и контролируются Комиссией по ценным бумагам и фондовому рынку. Комиссия может наложить вето на определенные подходы к бухгалтерскому учету и требовать внедрения нормативов в новых областях.

Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) - это система принятых в общественных интересах положений о порядке составления и представления финансовой отчетности. По существу, они определяют основные направления учета и оценки объектов учета. Разрабатываются они Советом по международным стандартам финансовой отчетности. Основное назначение международных стандартов финансовой отчетности - гармонизация учета и отчетности в различных странах. Каждый стандарт состоит из следующих элементов: номера, названия, основных определений (терминов и выражений, используемых в стандарте), ссылок (указаний на другие стандарты), содержания, разъяснений (поясняются принципиальные моменты), даты вступления стандарта в силу. К настоящему времени утвержден 41 международный учетный стандарт (N 1 - по представлению финансовой отчетности; N 2 - по оценке и учету товарно-материальных запасов; N 4 - по учету амортизации и др.). Международные стандарты отличаются гибкостью и предлагают, как правило, альтернативные решения одних и тех же вопросов. Они носят рекомендательный характер. Большинство стран на основе международных разрабатывают национальные учетные стандарты.

Основные отличия МСФО и российских ПБУ представлены в табл. 1.5.

Следует отметить, что МСФО ориентированы в основном на использование при составлении консолидированной финансовой отчетности группы организаций. В связи с этим страны Европейского союза переходят на МСФО в настоящее время только в части составления консолидированной отчетности групп компаний, акции которых котируются на фондовых биржах. Бухгалтерская отчетность юридических лиц будет по-прежнему составляться по национальным правилам. Для компаний, акции которых котируются на американской фондовой бирже и которые готовят финансовую отчетность по общепринятым принципам бухгалтерского учета США, а также для компаний, которые эмитировали только долговые инструменты на регулируемых рынках, срок внедрения МСФО перенесен на более поздние сроки. Страны ЕС имеют право распространять действие МСФО на компании, не зарегистрированные на бирже.

В России в соответствии с проектом Закона "О консолидированной финансовой отчетности" необходимость составления отчетности по МСФО будет распространяться на группы организаций, головные общества которых относятся к открытым акционерным обществам, ценные бумаги которых допущены к обращению через организаторов торговли на рынке ценных бумаг.

Таблица 1.5

Основные отличия МСФО и российских ПБУ
ОтличияМСФОПБУ
Обязательность примененияНосят рекомендательный характерОбязательны к применению
Основная сфера деятельностиОпределяют в основном правила составления финансовой отчетностиОпределяют правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности
Основные пользователи информацииИнвесторыРегулирующие органы
Основное требование к отчетностиОбъективное отражение деятельности фирмыСоответствие действующим правилам и нормативным актам
Использование профессионального суждения при подготовке отчетностиДопускаетсяНе допускается
Метод начисления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности)Признание в отчетном периоде всех расходов и доходов, относящихся к этому периодуПризнание в отчетном периоде расходов и доходов, подтвержденных первичными бухгалтерскими документами
Требование осмотрительностиБольшая готовность к учету расходов и пассивов, чем возможных доходов и активовПровозглашено, но часто не соблюдается, особенно из-за противодействия налоговых органов
Требование приоритета содержания перед формойИспользуется достаточно широкоПровозглашено, но используется не в полной мере из-за отсутствия механизма реализации
Требование полнотыФинансовая отчетность должна включать все значительные показателиПровозглашено, но на практике не соблюдается

Директивы Европейского экономического сообщества как инструмент гармонизации являются для стран-участниц обязательными, оставляя за ними свободу выбора решений о конкретных формах и методах включения директив в национальное законодательство.

Особо важными директивами в области финансового учета и отчетности являются 4-я и 7-я.

В 4-й директиве, принятой 25 июля 1978 г., изложены вопросы годовой финансовой отчетности: формы и структуры баланса, отчета о прибылях и убытках, приведены примечания к этим документам; даны рекомендации по методам оценки исходя из принципа исторической оценки стоимости (допуская альтернативные методы), по периодической переоценке, расчету восстановительной стоимости, учету инфляционного фактора. Директива касается также подготовки отчетов, их публикации и аудита. Правительства стран - членов ЕЭС могут вводить отклонения от требований директивы в отношении объема публикуемой информации и аудиторского контроля, но не правил оценки.

7-я директива, принятая 13 июля 1983 г., посвящена консолидированной (сводной) отчетности. В ней дано определение экономической группы организаций, охватываемых консолидацией, и раскрывается понятие контроля как основного критерия группы.

Указанные директивы создали основу принятия аналогичных директив в отдельных отраслях экономики; например, 8 декабря 1986 г. была одобрена директива по годовой и консолидированной отчетности банков и других финансовых институтов.

Выбор системы бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

В настоящее время применительно к малому предпринимательству можно выделить три системы учета:

  • бухгалтерский учет, осуществляемый в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами по бухгалтерскому учету (т.е. в общеустановленном порядке);
  • бухгалтерский учет на основе упрощенной формы бухгалтерского учета;
  • учет, осуществляемый в соответствии с нормами НК РФ.

Средние и большая часть малых предприятий обычно ведут бухгалтерский учет, используя первую систему.

Упрощенная форма бухгалтерского учета используется обычно на малых предприятиях с небольшой численностью работников и небольшим количеством хозяйственных операций, а также на микропредприятиях.

Предприятия, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, могут в соответствии с п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете (1) осуществлять учет доходов и расходов в порядке, установленном главой 26 НК РФ. При этом учет основных средств и нематериальных активов они должны осуществлять в порядке, предусмотренном законодательством по бухгалтерскому учету.

Индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации (п. 2 ст. 2 Закона о бухгалтерском учете).

Следует, однако, отметить, что норма законодательства об акционерных обществах (ст. 97 ГК РФ, ст. 88 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах") обязывает акционерные общества вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую отчетность, ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков. В соответствии с п. 1 ст. 47, п. 1 ст. 48, п. 3 ст. 52 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ годовая бухгалтерская отчетность подлежит обязательному утверждению на общем годовом собрании акционеров.

Для принятия решения по выявленному несоответствию следует иметь в виду, что законодательство по бухгалтерскому учету устанавливает порядок ведения бухгалтерского учета для всех юридических лиц, а законодательство об акционерных обществах является специальным. При выявлении таких несоответствий следует руководствоваться специальными нормативными актами (в данном случае - положениями ГК РФ и Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ).

В определении Конституционного Суда РФ от 13 июня 2006 г. N 319-О также указывается на необходимость ведения бухгалтерского учета в акционерных обществах. В письме Минфина России от 2 сентября 2008 г. N 03-11-04/2/131 подтверждается мнение данного ведомства об обязанностях акционерных обществ, перешедших на УСН, вести бухгалтерский учет и представлять бухгалтерскую отчетность в общеустановленном порядке.

Нормы законодательства об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) также обязывают ООО вести бухгалтерский учет, составлять бухгалтерскую отчетность и утверждать распределение убытков (п. 3 ст. 91 ГК РФ, ст. 18, 23, 25, 26, 45, 46 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Данные бухгалтерской отчетности необходимы ООО для принятия решения по выпуску облигаций (ст. 31 Федерального закона N 14-ФЗ), по увеличению уставного капитала (ст. 18), расчета доли участника в уставном капитале (ст. 25) и в ряде других случаев.

Учитывая изложенное, Минфин России в письме от 19 сентября 2008 г. N 03-11-04/2/142 высказывает мнение об обязанности АО и ООО, перешедших на применение УСН, вести бухгалтерский учет и представлять бухгалтерскую отчетность в общеустановленном порядке. Это мнение подтверждается также письмом Минфина России от 22 декабря 2008 г. N 03-13-04/2/200: "Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и выплачивающие доходы в виде дивидендов другим организациям или физическим лицам, должны определять чистую прибыль в соответствии с правилами бухгалтерского учета".

Необходимость учета складочного капитала и составления баланса полным товариществом обусловлена п. 1 ст. 78 ГК РФ. Вкладчик товарищества на вере имеет право в соответствии с п. 2 ст. 85 ГК РФ знакомиться с годовыми отчетами и балансом товарищества.

Предприятия, перешедшие на уплату единого налога на вмененный доход, также ведут бухгалтерский учет в общеустановленном порядке.

Кроме того, следует иметь в виду, что при потере права на применение УСН в течение года предприятие обязано восстановить бухгалтерский учет задним числом с начала квартала. При отказе от УСН с начала отчетного года для определения вступительных остатков по данным бухгалтерского года также требуется восстановление бухгалтерского учета задним числом.

При решении вопроса о необходимости ведения бухгалтерского учета нужно также принимать во внимание роль бухгалтерского учета в управлении предприятием, важность бухгалтерской отчетности в отношениях с банками, поставщиками, покупателями, инвесторами и другими пользователями информации.

Принимая во внимание вышеизложенное, можно сделать вывод о необходимости и целесообразности ведения бухгалтерского учета на средних и малых предприятиях всех организационно-правовых форм, а также на большей части микропредприятий. При этом на микропредприятиях можно использовать упрощенную форму бухгалтерского учета.